Sommario
Storia della intranet
Fino agli inizi degli anni ‘90 la funzione delle intranet si limitava alla pubblicazione di informazioni e documenti. L’implementazione delle prime intranet può essere ricondotta al 1994, quando fornivano servizi di base, come posta elettronica, funzioni di pubblicazioni e grafici. Originariamente le intranet erano accessibili solo attraverso la rete aziendale, quindi internamente, mentre oggi sono accessibili anche attraverso internet, solo ai dipendenti di un’organizzazione.
Le antenate delle intranet attuali erano piuttosto difettose, questo ne rendeva arduo l’utilizzo e scarse le funzionalità; inoltre avevano un server separato, che richiedeva una manutenzione e un’assistenza continua.
L’alto rischio di fallibilità dell’intero sistema della intranet ne ha scoraggiato per molti anni l’utilizzo, poiché chiaramente dai limiti e dagli ostacoli tecnici deriva tutta una serie di difficoltà di gestione, controllo e fruizione. Quella che oggi viene definita la intranet 1.0, complicata in termini tecnologici e sottovalutata nelle potenzialità del suo utilizzo, solo con l’evoluzione a 2.0 è riuscita a realizzare l’obiettivo per cui era stata creata: costituire uno spazio digitale di informazione e collaborazione, dove le risorse potessero attivamente contribuire alla crescita dell’azienda attraverso uno scambio costruttivo con l’azienda stessa e con i colleghi.
Intranet aziendale: cos’è?
Una Intranet, nello specifico, che cos’è?
In sostanza le intranet altro non sono che delle reti private che le aziende utilizzano per comunicare esclusivamente con i propri dipendenti e collaboratori. Il fatto di avere una rete privata consente alle organizzazioni di avere una sorta di canale privilegiato per comunicare con i dipendenti. Oltre a facilitare l’accesso alle informazioni che riguardano l’azienda o il settore, la intranet assolve anche all’importante funzione di migliorare la collaborazione tra le persone che possono gestire e monitorare le attività in corso. Parliamo dunque di un ambiente di lavoro digitale per i soli dipendenti di un’organizzazione.
A seguito della recente diffusione dello smart working la intranet ha facilitato i processi di comunicazione interna tra persone che lavorano in luoghi diversi e possono verificare la presenza o meno di altri colleghi in servizio e condividere con loro materiali e contenuti.
La intranet aziendale è privata, pertanto può essere consultata ed utilizzata da un numero limitato di persone autorizzate.
Rispetto alla connessione in Internet è possibile individuare due tipologie di intranet:
- Quella ad esclusivo uso interno e completamente isolata da Internet;
- Quella connessa ad Internet o con altri reti esterne tramite reti geografiche o VPN (virtual private network – un sistema che permette di utilizzare un canale di comunicazione cifrato tra due hardware);
Chiaramente negli anni le intranet si sono evolute, restando al passo con la tecnologia e fornendo servizi sempre più complessi e completi.
Intranet oggi: la sfera lavorativa
Oggi quando parliamo di intranet ci riferiamo a un sistema di condivisione di dati dalle caratteristiche ben definite e che, pur concorrendo ugualmente al successo e al benessere, si concentrano in parte su finalità più strettamente legate ai processi produttivi e in parte su altre più comunicativo-relazionali. Sul versante operativo troviamo:
- La pubblicazione di contenuti rilevanti per tutte le risorse impiegate in un’organizzazione. Ogni dipendente può accedere all’area di suo interesse per scaricare, caricare e condividere materiale utile per le sue attività e per quelle dei colleghi.
- La compatibilità con le altre applicazioni utilizzate dall’azienda. Che la intranet aziendale sia in grado di integrarsi con le altre applicazioni consente un’ottimizzazione delle tecnologie impiegate. Un altro vantaggio di questa compatibilità è che entità che in precedenza erano separate possono ora collaborare, facilitando alcuni processi soprattutto in termini di fluidità e velocità;
- La collaborazione tra le persone. Superfluo dire che fino a qualche anno fa molti colleghi non si conoscevano tra di loro. La conseguenza più diretta di questa condizione è che se non conosci i tuoi colleghi non sai come puoi essere utile per loro né a chi rivolgerti se sei tu ad aver bisogno di un supporto. Per quanto gli organigrammi possano essere aggiornati e precisi, non contengono informazioni importanti come l’intero bagaglio di competenze, le attitudini, i talenti, di una specifica risorsa. Questi elementi possono invece emergere in un ambiente più votato alla socializzazione attraverso lo scambio e la conversazione. Implementare dunque all’interno di una intranet delle funzioni di social network facilita non solo i processi di comunicazione interna, ma rafforza il senso di community, nonché di identità aziendale.
Intranet oggi: la sfera comunicativa
Se ci si concentra, invece, sul versante di interazione tra persone, le caratteristiche di spicco delle intranet sono:
- Costituisce il canale principale di comunicazione di un’azienda: l’impronta sempre più social delle intranet, le rende terreno perfetto per le conversazioni multidirezionali tra colleghi. È possibile organizzare gruppi in funzione delle qualifiche dei loro membri e intraprendere conversazioni su specifici temi di carattere operativo o divulgativo. Il tutto finalizzato alla partecipazione e al contributo personale che ogni risorsa può apportare agli altri. L’azienda può contribuire alla crescita delle persone attraverso la pubblicazione di contenuti di approfondimento o di informazioni rilevanti per l’attività dei dipendenti;
- Trasmette i valori aziendali. La intranet è un canale di comunicazione con destinatari eterogenei in termini di competenze e mansioni, ma accomunati dall’azienda per cui lavorano. Avere una intranet all’interno di un’organizzazione significa favorire la diffusione dei valori di cui la stessa si fa portatrice e a cui auspicabilmente i dipendenti fanno riferimento nello svolgimento della loro professione e nella comunicazione verso l’esterno. Supportare la cultura organizzativa attraverso una intranet si traduce nella condivisione di contenuti non solo tecnici e di settore, ma anche di interesse più ampio, magari di carattere sociale o ambientale. Può essere inoltre un ottimo canale per la divulgazione di best practice a cui l’azienda si ispira per lo sviluppo di progetti o per la realizzazione di specifici obiettivi;
- Favorisce l’interazione. Questo dato può apparire scontato e ridondante, ma non lo è se si pensa che molte aziende pur avendo la intranet non la utilizzano, o non ne sfruttano pienamente le funzioni. Non sono rari, infatti, i casi in cui la intranet viene utilizzata per la sola condivisione delle famose informazioni di servizio e non vengono utilizzati gli spazi per lo scambio tra colleghi o per il download di materiali di aggiornamento o approfondimento.
Social intranet
Gli scarsi successi della intranet 1.0 hanno richiesto l’evoluzione di un sistema dal valore quasi prossimo allo zero.
Come la definizione stessa suggerisce, la intranet 2.0 è caratterizzata dall’integrazione di funzionalità social seguendo la scia delle più diffuse come Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn.
L’aspettativa delle organizzazioni in merito all’applicazione della intranet 2.0 è quella di aumentare il coinvolgimento di tutti i dipendenti per un fine più ampio: aumentare il livello di produttività delle performance dei singoli attraverso la condivisione di materiali e contributi professionali individuali.
Si può facilmente dedurre o immaginare:
- Le persone sono sollecitate dalla condivisione di contenuti di valore ad accedere ai materiali;
- Ogni risorsa può intervenire portando valore con le sue specifiche competenze, offrendo prospettive diverse e soluzioni nuove;
- Le persone si sentono parte di un tutto in cui ciascuno può essere valorizzato grazie al suo contributo;
- Le risorse agiscono all’interno di un contesto professionale, attraverso canali con cui hanno grande familiarità e che associano a un utilizzo leggero ed evasivo, aspetto che influisce sulla percezione delle attività da svolgere a vantaggio di una partecipazione più attenta e attiva.
Osservando le cose da questa prospettiva non è difficile immaginare i vantaggi dell’utilizzo di una social intranet:
- Aumento dell’incisività della comunicazione interna;
- Assenza di vincoli di tempo e di spazio;
- Agevolazione dello smart working;
- Riduzione delle riunioni in presenza;
- Costruzione di un senso comune di identità aziendale;
- Possibilità di esercitare un ruolo attivo all’interno dell’azienda;
- Maggiore fluidità dei processi di gestione favorita dalla facilitazione del flusso di comunicazione;
- Facilità nel reperimento dei materiali di consultazione;
- Possibilità di mettere in evidenza le informazioni più importanti.
Con queste premesse non c’è più alcun dubbio sul valore della intranet 2.0, portatrice sana di opportunità di condivisione, collaborazione, crescita.
Intranet ed Extranet: le differenze
Fino a qualche anno fa quando si parlava di extranet ci si riferiva alla condivisione, da parte di 2 aziende, di reti intranet su una VPN. Oggi una extranet si differenzia da quanto abbiamo detto per una intranet principalmente perché consente anche a persone esterne all’azienda di accedere alle informazioni contenute al suo interno e di inserire contenuti. L’accesso a una extranet, pur essendo meno restrittivo di quello ad una intranet, non è aperto a tutti. Non parliamo infatti di una rete pubblica, ma di una rete comunque privata – gestita e controllata da un’organizzazione – che estende la possibilità di accesso anche ad alcuni partner dell’azienda. Possono accedere ai contenuti di una extranet collaboratori, consulenti, fornitori, e addirittura clienti, tutti ovviamente previa autorizzazione. Un’altra caratteristica di una extranet è che consente agli autorizzati solo l’accesso a specifiche aree relative ai servizi di loro interesse o utilizzo, senza poter consultare le altre sezioni della rete.
Intranet e Digital Workplace
Le caratteristiche e le possibilità di fruizione offerte dalla intranet pongono il punto interrogativo su un’altra questione: la differenza tra intranet e Digital Workplace. Anche qui partiamo dai due grandi punti fermi: la definizione e la storia.
Cos’è il Digital Workplace?
Più giovane della intranet, si inizia nel 2009 a parlare di Digital Workplace come di un insieme di strumenti messi a disposizione dei dipendenti dall’organizzazione per lo svolgimento delle attività. Per semplificare possiamo oggi definire il Digital Workplace come la fusione tra persone, azienda e tecnologie. Un’altra definizione molto popolare, diffusa non a caso da Gartner, lo considera una sorta di ecosistema dove si applica al mondo del lavoro l’utilizzo di software e app simili a quelle utilizzate nella vita privata. Seguendo questa linea di pensiero potremmo giungere alla conclusione che il Digital Workplace sia una sorta di via parallela alla intranet 2.0, ma gli esperti di settore puntano un po’ più in alto: la vera differenza risiede nella fase di progettazione, che nel caso del Digital Workplace è incentrata sulla User Experience. Questo risponde all’esigenza di porre i dipendenti al centro dello sviluppo e della crescita dell’organizzazione; è dunque fondamentale che gli strumenti e i canali a disposizione facilitino i loro processi e le loro prassi di lavoro. Non che la intranet aziendale non tenga conto dell’esperienza utente, ma essendo stata progettata per essere una sorta di bacheca delle informazioni aziendali, parte dal presupposto di facilitare le comunicazioni tra azienda e dipendente. Il Digital Workplace si pone invece come una sorta di cassetta degli attrezzi digitali, contenente gli strumenti più efficaci affinché le risorse esprimano al massimo le loro competenze in termini di risultati e crescita del business e del brand.
Cambio della guardia?
Alcuni sostengono che il Digital Workplace sia l’erede della intranet ormai in punto di morte, una sorta di oasi dove prendono vita nuove forme di lavoro e con esse di comunicazione e di gestione. Questo vuole essere il Digital Workplace: l’insieme degli strumenti in grado di incrementare la capacità produttiva dei lavoratori, attraverso la collaborazione e l’innovazione.
Va da sé che, se il presupposto del Digital Workplace è l’esser a misura di utente, le caratteristiche professionali di ogni dipendente diventano imprescindibili. Può facilitare la suddivisione delle persone in gruppi e degli argomenti in canali, affinché ogni dipendente trovi uno spazio di manovra e di scambio per le proprie competenze.
Intranet on premise o in cloud
Anche nel mondo delle intranet incontriamo i servizi on premise o in cloud. Di cosa stiamo parlando?
Quando si parla di un software on premise ci si riferisce alla fornitura di programmi informatici installati e gestiti attraverso computer locali. Questa sua caratteristica è contenuta già nella definizione di origine “on the premises” che indica che il software è collocato nello spazio fisico del titolare della licenza.
L’utilizzo delle intranet on premise comincia ad avere una certa età, eppure continua ad avere un grande successo per alcune sue caratteristiche che rendono molto efficace la gestione interna dei dati sensibili e il controllo esclusivo sui dati. L’utilizzo di software on premise richiede competenze altamente qualificate e di conseguenza uno staff dedicato.
Al contrario di quelli on premise, i servizi in cloud consentono un accesso alle informazioni attraverso la rete internet, ne sono un esempio Drive di Google o Dropbox. Questo significa che i contenuti non sono più inseriti nei server aziendali, ma nel cloud, raggiungibile dagli utenti attraverso l’applicazione o via browser.
Perché avere una intranet aziendale?
Il dialogo e la cooperazione sono (o perlomeno dovrebbero essere) elementi centrali nella vita di un’azienda. Da questi si sviluppano non solo la sua stabilità e la sua persistenza, ma anche una linea di lavoro fatta di processi sani, precisi e funzionali.
E quale strumento migliore di una intranet per sorreggere e potenziare la comunicazione interna?
Centralizzando i flussi comunicativi, la intranet diviene un punto di scambio comune che è cuore e propulsore di un dialogo costante, nonché punto di dialogo e confronto tra dipendenti e dirigenza.
Il peso della intranet influenza la comunicazione interna all’azienda anche in modo indiretto, contribuendo alla valorizzazione dei dipendenti, che si troveranno più a loro agio in un ambiente di lavoro accogliente e che consente loro di esprimersi, migliorando di conseguenza i processi lavorativi. Un simile ambiente condiviso che organizzi al meglio la comunicazione e la gestione delle informazioni facilita l’emergere delle buone pratiche aziendali e, di contro, l’individuazione e la rapida gestione delle problematiche.
Vantaggi di una intranet aziendale
Utile a organizzare il lavoro in azienda, sia dal punto di vista dei processi aziendali, sia (e soprattutto) dal punto di vista della comunicazione interna.
Infatti, una comunicazione funzionale ed efficace permette di:
- consolidare il rapporto tra dipendenti e tra dipendenti e management;
- creare una utile rete tra gli utenti in sede e quelli in remote working e tra utenti di diverse sedi;
- semplificare il recupero di dati relativi all’azienda;
- garantire un miglioramento dei processi e loro monitoraggio, anche da un’ottica di gestione dei tempi di lavorazione, con conseguente riduzione;
- condividere file utili all’azienda (ma solo tra dipendenti);
- creare e/o sviluppare una cultura aziendale.
Servizi della intranet
Finora abbiamo parlato dei vantaggi delle intranet aziendali, ma come si declinano questi vantaggi in termini di possibilità e servizi delle intranet? Come migliora il lavoro del singolo? Cosa ottimizza gli scambi del team? Cosa perfeziona l’efficienza aziendale?
Facciamo uno zoom sulle funzioni a disposizione dell’utente:
Comunicazione interna
Per la gestione dei flussi di comunicazione interna di un’azienda possono essere utilizzati canali diversi facenti capo alla stessa intranet. Ad esempio, non di rado è possibile che una sezione più dinamica, con funzioni di social networking, si appoggi a una più statica, un vero e proprio sito web privato in cui vengono pubblicate informazioni dagli uffici risorse umane, legale, amministrativo. Uno strumento molto utilizzato nelle organizzazioni è Yammer, che i dipendenti adottano per dialogare in un’ottica social, condividendo idee, postando foto di cene aziendali, riportando casi di clienti. Su Yammer viene annunciata la pubblicazione di notizie relative a normative con il rimando al sito. Entrambi i canali sono parti della stessa intranet, per l’accesso sono dunque necessari due passaggi: l’autenticazione e l’autorizzazione. Per autenticazione si intende l’inserimento dell’utenza e password del dipendente. A seguito del riconoscimento delle credenziali il sistema concede l’autorizzazione, ovvero l’accesso in base al profilo che si ha. Rientrano nell’attività di comunicazione interna gestita da intranet anche annunci, report, job posting.
Collaborazione
La intranet è un ottimo strumento di project management condiviso. Al suo interno, infatti, è possibile inserire dal semplice foglio Excel alle app dedicate alla gestione dei task singoli o di gruppo. Le informazioni di project management contenute nella intranet possono riguardare sia i componenti di un team che lo stato di avanzamento di un progetto. Nei periodi di soluzioni ibride dei turni di lavoro, in cui si alterna la presenza fisica allo smart working, nella intranet vengono indicati gli ingressi, i turni di reperibilità, tutto ciò che riguarda il dipendente in relazione al progetto che sta seguendo.
Per quanto riguarda invece la gestione dei progetti ognuno ha una propria area di collaborazione, dove i commerciali inseriscono i progetti, i project manager i piani di progetto, i tecnici la documentazione tecnica in modo che tutti possano seguire lo stato avanzamento dei lavori.
Documenti
La pubblicazione di documenti è all’origine dell’adozione della intranet aziendale. Nella sezione dedicata ai documenti solitamente la comunicazione è di tipo uno a molti: l’ufficio risorse umane o legale può pubblicare e modificare documenti, i dipendenti possono solo leggerli. In questa sezione c’è anche l’accesso alla rassegna stampa, se presente.
Prenotazioni e richieste
La vita lavorativa di un dipendente segue specifici iter burocratici; anche per la loro gestione viene chiamata in causa l’ennesima funzione della intranet.
Tra le operazioni burocratiche gestite con la intranet aziendale possiamo individuare prenotazioni di postazioni di lavoro, di auto aziendali per trasferte, di sale riunioni; richieste di permessi, ferie, malattie.
A seguito della richiesta inserita nella intranet viene aperto un ticket la cui lavorazione viene parallelamente seguita anche via mail attraverso un sistema di notifiche di avvenuta ricezione e di autorizzazioni concesse.
Area riservata
Una volta eseguito l’accesso alla intranet aziendale l’utente ha a disposizione un’area riservata, una sorta di pagina profilo che racchiude tutte le informazioni utili a interfacciarsi tra colleghi di una stessa azienda.
In questa area gli utenti potranno indicare informazioni come la data di assunzione, la posizione attualmente ricoperta e in quale dipartimento, eventuali posizioni ricoperte in precedenza, le proprie conoscenze e competenze, ma anche una sezione dedicata alla formazione (con l’elenco dei corsi seguiti, quelli attivi e quelli ancora da iniziare).
I dati dell’area riservata non sono ricavati in automatico, ma è il dipendente che è chiamato a popolarla; se decide di farlo (può anche scegliere di non farlo) e di farlo con cura, allora parteciperà a facilitare la comunicazione e la collaborazione all’interno dell’azienda, specie nelle grandi aziende in cui alcune parti della linea produttiva (o direttamente alcune linee) sono delocalizzate.
Ecco che allora diventa importante sapere con quale collega della filiale di New York interfacciarci per un determinato problema, quando contattarlo e su quali canali (e se farlo fuori dall’orario di lavoro); nelle aziende più al passo coi tempi potremo addirittura sapere quale genere utilizzare nel rapportarci a un collega.
Infine, l’area riservata può essere utilizzata anche per condividere informazioni di carattere non lavorativo (foto, pareri, link), in modo da facilitare le relazioni con i colleghi, fornir loro facili punti di accesso a una conversazione durante le pause e, pian piano, costruire e rafforzare un rapporto da cui l’azienda non può che trarre beneficio.
Condivisione
Lo scambio di informazioni, come abbiamo visto, è un aspetto centrale di una intranet aziendale. La condivisione, però, può non limitarsi alle informazioni legate alla produzione o a quelle personali liberamente condivise dai dipendenti, ma può diventare una condivisione su richiesta di idee, opinioni e/o suggerimenti crowdsourcing, nel momento in cui vengano richieste idee, opinioni e/o suggerimenti.
In questo caso si parla di “crowdsourcing”, termine che unisce “crowd” (massa, folla) e “outsourcing” (esternalizzazione, appalto), quindi un appalto di idee a un insieme di persone, in questo caso per l’appunto i dipendenti dell’azienda. Un’operazione simile, con il supporto strutturale di una intranet aziendale, trasforma l’operazione in un vero e proprio brainstorming tra dipendenti, un’ottima prassi per la vita dell’azienda e per il suo stesso sviluppo
Formazione
Abbiamo già parlato delle informazioni sullo stato della formazione del singolo dipendente, reperibili dalla sua area personale.
A questo aspetto si aggiunge la possibilità di fruire della formazione direttamente dalla intranet aziendale, semplicemente collegandovi un LMS.
La comodità, dunque, sta nel dare all’utente un unico punto d’accesso per ogni sua esigenza? In parte, ma una struttura così integrata e interrelata permette altre funzioni derivate di grande importanza come:
- Fare richiesta per ricevere nuova formazione (che si tratti di aggiornamenti, di upskilling o di reskilling);
- Avere una rapida panoramica sui corsi di formazione messi a disposizione dall’azienda;
- Fornire un feedback sui corsi svolti e, eventualmente, richiederne alcuni non presenti (magari perché più in linea con la propria posizione in azienda o per un eventuale iter di crescita che si è scelto di seguire).
Una classe allargata all’intero corpo dipendenti, infine, potenzia l’efficacia delle dinamiche di gamification imperniate su obiettivi, punteggi, riconoscimenti e premi.
Gestione
L’architettura delle intranet permette infine di organizzarle secondo una struttura ad albero per cui una intranet contiene al suo interno delle aree dedicate a ciascuna divisione o gruppo aziendale.
Perché queste aree siano accessibili solo agli interessati, è possibile istituire degli specifici permessi (chiamati “autorizzazioni”) che condizionano ciò che il singolo utente potrà vedere, a seconda della sua posizione nella filiera aziendale, ma anche dal ruolo che riveste all’interno del suo settore di competenza.
Queste autorizzazioni sono applicabili non solo su scala macro ma anche su scala micro, ad esempio su un singolo documento, una gallery o un poll.
Ora, immaginate una intranet con una struttura ramificata tale per cui dalla sezione di ogni divisione dipendono altre sezioni; i permessi (e le restrizioni) di una specifica sezione verranno automaticamente applicati anche a quelle da essa dipendenti e ai documenti in essa contenuti.
Ad esempio, se un impiegato ha gli accessi per accedere alla divisione Comunicazione e Marketing della sua azienda, tali accessi verranno automaticamente estesi alle sottosezioni Comunicazione interna, Comunicazione esterna, Comunicazione esterna – Estero, Marketing online, Marketing offline e a tutti i documenti in esse contenuti (i vari calendari editoriali, articoli, lanci, brochure, infografiche, rassegne stampa, ecc.).
Accedere a una intranet aziendale
Abbiamo detto che una intranet è come Internet ma a livello locale. Ma come è possibile accedervi?
Partiamo da una distinzione molto importante: le intranet possono sembrare Internet (e di fatto sono molto simili) ma non funzionano esattamente come Internet. La differenza principale, sia concettualmente che da un punto di vista di approccio, sta proprio nell’accesso: chiunque può accedere a Internet, ma lo stesso non vale per una intranet.
Non è previsto che si stia in azienda (aspetto decisamente rilevante della questione) per collegarsi alla intranet aziendale, ma si può accedervi tranquillamente da casa, da un bar o da un parco, utilizzando le credenziali di accesso (quindi né più né meno che fare login su un sito con un’area dedicata all’utente).
Criticità di una intranet aziendale e soluzioni
Avviare una intranet aziendale rimane un’operazione delicata, quindi è bene che questo potente strumento sia curato con attenzione in tutti i suoi passaggi, specie quelli iniziali. Partire in piccolo, senza coinvolgere l’intera azienda ma solo una parte di essa, può essere un modo rapido e relativamente indolore per testare il rapporto tra il personale e la nuova infrastruttura, rilevare eventuali bug e problematiche di vario tipo.
Specie in questa fase emergono quelle che sono le vere criticità della rete intranet, situazioni di una certa importanza come:
- Sicurezza;
- Privacy;
- Gestione dei contenuti.
Eventuali problemi in questi tre settori possono causare grandi problemi per l’azienda, se non vengono individuati e gestiti prontamente nella fase embrionale della intranet.
Anche per questo è fondamentale disporre di un sistema di feedback puntuale, così che l’intera struttura sia rifinita prima dell’estensione all’intera azienda.
Esempi di Intranet Aziendali
Da oltre 10 anni in FROG Learning abbiamo un team specializzato nella progettazione, realizzazione e personalizzazione di intranet aziendali, secondo le specifiche richieste delle grandi aziende.
Ecco come alcune di queste – realizzate usando la tecnologia Microsoft Sharepoint – si presentano lato front-end:
Se sei interessato a una demo approfondita per lo sviluppo della tua intranet aziendale scrivici!
Cosa hanno in comune le migliori intranet aziendali
Se l’architettura e la strutturazione di una intranet sono sicuramente rilevanti, non si può non considerare tra i punti chiave di una intranet aziendale anche tutta una serie di caratteristiche legate all’utenza finale.
Accanto a caratteristiche come un solido sistema di autenticazione, privacy e sicurezza, un aggregatore che componga rapidamente le pagine in base alle preferenze e ai privilegi degli utenti, è sempre bene tenere a mente il mantra secondo cui una intranet funziona in modo ottimale se gli utenti sono in grado di capire cosa fare e come farlo, e se la risposta alle loro scelte arriva rapida e puntuale.
Bisogna quindi considerare, tra gli elementi fondamentali:
- Una buona interfaccia, che sia personalizzabile, facile da utilizzare, che non faccia perdere tempo all’utente, e che al contempo permetta di selezionare quali contenuti avere in evidenza;
- Un sistema di archiviazione e recupero dei contenuti rapido e puntuale;
- La presenza di contenuti informativi di livello e sempre aggiornati;
- La possibilità di accedere da diversi dispositivi, anche tramite app;
- La presenza di elementi social, perché gli utenti si connettano tra loro e contribuiscano a creare una cultura aziendale;
Un occhio di riguardo alla formazione, sia dall’area riservata dell’utente, sia dall’area privata di ogni singolo utente, sia da una sezione appositamente dedicata.
Come creare una intranet aziendale
La intranet aziendale è una sorta di mappa di tutti i processi che l’azienda segue, un riferimento per tutte le persone coinvolte nelle sue attività. Questa premessa rende necessario l’impiego di professionisti specializzati per la sua progettazione. Nel fare questo è necessario tenere conto di tutte le divisioni dell’organizzazione, ruoli, progetti, documenti a cui accedere. Ogni aspetto della intranet deve rispecchiare con coerenza la linea aziendale. Ne va mappata la struttura, disegnata la grafica, tracciato il wireframe, progettato lo sviluppo per poi eseguire un controllo finale del suo funzionamento ed eventuali debug. Il lavoro di manutenzione e aggiornamento della intranet non termina mai, rispecchia e segue il corso delle attività aziendali, e pertanto è in continuo divenire.
Dal lato hardware, quello che serve è semplicemente una rete LAN (Local Area Network): sostanzialmente una rete tra computer, collegati tra loro e a un dispositivo chiamato Switch, che gestisce il traffico dei pacchetti di informazioni. Uno dei computer all’interno della rete deve essere configurato come server web, che gestisce la rete e offre servizi agli altri computer al suo interno.
A questo punto è necessario disegnare, progettare e sviluppare il sito di accesso, sia da un punto di vista grafico, sia da un punto di vista di funzionamento.
Come già visto in precedenza si può scegliere un servizio di intranet on premise oppure in cloud, dunque scegliere nel primo caso una fornitura gestita attraverso computer locali oppure la soluzione in cloud, ovvero un accesso alla intranet attraverso la rete internet.
Software per intranet aziendali
Giunti a questo punto, è necessario soffermarsi sulla realizzazione del portale interno alla intranet. Non ci sono poi grosse differenze tra intranet e Internet, in questo caso: da un punto di vista di architettura, sviluppo e quant’altro, un sito pubblicato in una rete aziendale interna e uno pubblicato apertamente in rete sono molto simili.
Simili, ma non uguali. Un esempio è quello dell’autenticazione alla intranet che (senza scendere troppo nel tecnico) è ben diversa da quella richiesta per accedere a Internet, e che può richiedere più o meno passaggi a seconda delle scelte compiute in fase di pianificazione.
Oltre a questo, una intranet avrà bisogno di un maggior numero di funzionalità e servizi. Abbiamo parlato prima degli aspetti di comunicazione e condivisione negli ambienti intranet, e di come ne rappresentino in un certo senso il cuore. Conferenze, chat, condivisione di file, aspetto social. Programmare queste funzionalità da zero richiederebbe un grande dispendio di energie e risorse, ma è qui che entrano in gioco appositi software che consentono di integrare questi pacchetti di servizi in modo poco più che automatico.
Microsoft 365
Un esempio tra i più illustri in questo senso è quello della suite Microsoft 365, servizio in cloud che consente di utilizzare i software Microsoft direttamente da remoto. Oltre ai classici programmi della suite Office (Word, Excel, Outlook e PowerPoint) però, Microsoft 365 mette a disposizione degli utenti anche strumenti importanti per la vita aziendale, come:
- Teams, per effettuare videoconferenze di gruppo;
- Planner, per organizzare il flusso dei processi all’interno di un gruppo di lavoro;
- Yammer, che offre tutte le funzionalità di un social network;
- OneDrive, spazio di archiviazione in cloud per archiviare, condividere e modificare qualsiasi tipo di documento.
Tra tutti questi software, poi, ce n’è uno che spicca in particolar modo per funzionalità e rilevanza: SharePoint.
SharePoint
SharePoint, di fatto, è un software utilizzato per creare reti intranet. Nato nel 2003 con finalità di archiviazione dei documenti, si è poi evoluto in un sistema di gestione dei contenuti.
Oltre alla creazione del portale, SharePoint permette di aggiungere alla propria intranet tutti i software di scambio, comunicazione e collaborazione che abbiamo fin qui dettagliato e che abbiamo marcato come fondamentali per la vita e lo sviluppo di un’azienda.
Tra le funzionalità rilevanti di SharePoint è possibile trovare la possibilità di marcare i documenti con appositi metadata, in modo da facilitarne l’archiviazione e il reperimento; in questo modo un documento archiviato da un dipendente può essere recuperato da un altro dipendente senza fatica, salvandolo da ricerche insensatamente lunghe.
Tra i vantaggi di SharePoint abbiamo, quindi:
- Gestione e condivisione dei documenti;
- Profilazione dei dipendenti e gestione di liste personali, utili sia nella comunicazione interna che nella collaborazione su progetti aziendali;
- Integrazione con strumenti social propriamente detti, da Yammer a Teams;
- Integrazione con tutti gli altri social della suite Microsoft 365.
È possibile creare intranet aziendali gratis?
Ogni intranet ha un costo ma buona parte di questo costo riguarda strumentazioni che sarebbero comunque acquistate dall’azienda, ovvero i computer.
Nel momento in cui viene creata una rete tra questi computer e uno di questi viene configurato come server siamo già di fronte a una intranet, quantomeno da un punto di vista di architettura. Esistono software gratuiti per configurare un server, quindi per ora la risposta è ancora sì.
La realizzazione grafica e funzionale del sito interno (interfaccia, accessi, sicurezza, database e quant’altro) possono essere o non essere un costo, a seconda del tipo di azienda; un’azienda informatica o di sviluppo web difficilmente darà in appalto questo tipo di lavoro, ma non è detto che un’azienda di servizi non opti per delegarlo a professionisti del settore.
Questi sono gli aspetti su cui, in un modo o nell’altro, è possibile abbattere i costi, se non proprio azzerarli. Chiaramente un adeguato team interno, composto da figure competenti, unito ad una licenza Microsoft 365 che al suo interno comprende anche SharePoint, consentirebbe un significativo, anche se non totale, abbattimento dei costi avvicinandosi notevolmente alla realizzazione gratuita.
Come misurare le performance di una intranet aziendale?
Per poter gestire al meglio una intranet è fondamentale, prima di tutto, poter effettuare una valutazione corretta delle sue performance. Per prima cosa, quindi, è necessario capire quali parametri tenere in considerazione per questa valutazione.
Una intranet, è bene ricordarlo di nuovo, è prima di tutto uno strumento di comunicazione (sia tra pari, sia tra dipendenti e superiori, sia tra azienda come entità e dipendenti) ed è quindi in questo ambito che devono essere ricercati i KPI (Key Performance Indicators, ovvero i principali indicatori di performance) di una intranet.
I KPI da tenere in considerazione per valutare una intranet aziendale sono:
- Gli analytics, quindi tutti i dati statistici legati all’utilizzo della intranet: numero di utenti che la visitano, numero di pagine visitate, documenti scaricati, documenti caricati;
- L’attività social svolta sulla intranet: like e altre interazioni, post e interazioni su forum e blog, creazione e partecipazione a gruppi;
- Interazione dell’utente con la struttura della intranet: compilazione della propria scheda nell’area riservata, personalizzazione della dashboard, partecipazione a sondaggi.
Si tratta di parametri di tipo quantitativo, ovvero che si concentrano sul rendimento della intranet. Assieme a questi è buona cosa considerare anche un parametro di tipo qualitativo, ovvero quello che considera l’efficienza della struttura, che copre aspetti che vanno dalla rapidità della risposta del sistema, alla facilità di utilizzo delle varie procedure, l’incidenza di bug e altri errori, l’efficacia nella risoluzione dei problemi da parte dell’assistenza, ecc.
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