Sommario
Onboarding: traduzione e significato
Com’è noto, le parole sono importanti. Partiamo quindi proprio da lì, per capire più da vicino che valore ha un processo di onboarding per un’azienda e un lavoratore che, in questa azienda, comincia un percorso. Partiamo dalla definizione della parola inglese “onboarding” che, letteralmente, tradotta, significa “all’imbarco”. Al di là della letterale traduzione di “onboarding”, proviamo a specificare meglio. “Far salire qualcuno a bordo” equivale a “accogliere”, “inserire”, e, di conseguenza, a “agevolare l’avvio di una nuova esperienza”, “amalgamare un team ed un processo”, dare – in altre parole – ad una persona, tutti gli strumenti per cominciare a fare il proprio lavoro e ad avvicinarsi, il più velocemente possibile, al momento in cui la si potrà considerare una risorsa produttiva per l’azienda.
Fin qui ci siamo?
Il piano di onboarding è un vero e proprio piano strutturato, un articolato processo che punta a facilitare l’inserimento e l’ambientamento di un neoassunto, con tutte le opportune informazioni e conoscenze, oltre che con gli strumenti necessari, ad accompagnarlo nella direzione di diventare un componente produttivo della realtà in cui è entrato a far parte. Ecco, in parole semplici, il significato di onboarding. Un processo, quindi, che ogni azienda adotta per avviare il percorso lavorativo dei nuovi dipendenti al proprio interno e che va ben oltre le singole pratiche di “benvenuto”, specifici “kit” o saltuari affiancamenti da parte di colleghi. Nei prossimi paragrafi, andremo a sviscerare questa definizione per calarla quanto più concretamente possibile nelle esperienze e nelle situazioni che aziende e neoassunti potrebbero trovarsi a dover intraprendere.
Cos’è l’onboarding aziendale
Date le opportune definizioni, passiamo alla pratica e cerchiamo di capire quali sono i passaggi più importanti dell’inserimento in azienda di una nuova risorsa. Per farlo – ovvero per capire più da vicino che cosa significa onboarding aziendale – proviamo a metterci nei panni di chi, l’onboarding, lo vive. Immaginiamoci quindi l’inserimento in azienda dei neoassunti, o anche semplicemente, neofiti di un ambiente (in questo caso lavorativo). Il rischio maggiore, e quello che le buone pratiche di un onboarding efficacepuntano a rifuggire, è quello di sentirci “scaraventati” in un mondo che non ci appartiene, di cui non conosciamo dinamiche, persone, valori, processi. In altre parole: sentirci persi. La sindrome da vascello in mare aperto, hai presente? Questo può avvenire se l’HR, nello strutturare l’ingresso della nuova risorsa in azienda, fa l’errore di immaginarla come un lavoratore o una lavoratrice potenzialmente produttivo/a in tempo zero. Come sappiamo, questo non è possibile. Alla luce di questa premessa è bene riflettere su cosa si intende per onboarding concretamente. L’onboarding aziendale punta proprio a pianificare, nel necessario tempo e con i dovuti spazi, quelle azioni che accompagneranno il neoassunto o la neoassunta verso quell’obiettivo. Per farlo, può sembrare banale, ma non lo è, chi comincia una nuova avventura professionale, deve poter familiarizzare prima di tutto con:
- le persone
- i valori e la cultura
- i processi
- le politiche interne
- gli strumenti
dell’azienda. Conoscerli, capirli, sentirli propri. Per far sì che questo avvenga, è fondamentale organizzare i primi giorni e le prime settimane di una nuova risorsa (si può cominciare anche prima del primo giorno e continuare anche oltre le prime settimane, lo vedremo più avanti). Così facendo, si daranno le giuste coordinate alle persone per evitare il cosiddetto effetto “pesce fuor d’acqua” e si permetterà, sia all’organizzazione che alla risorsa, un connaturato risparmio di tempo (a tendere), per avvicinarsi con i giusti ritmi agli obiettivi di business che ci si prefigge.
Il processo di onboarding mira ad agevolare, fra le altre cose:
- la familiarizzazione con i colleghi;
- l’integrazione in azienda;
- la motivazione dei neoassunti;
- il senso di appartenenza.
Punta quindi a dare a chi avvia il proprio percorso in una nuova organizzazione lavorativa gli strumenti necessari a partire.
Occhio alle truffe! Fake onboarding: significato e traduzione
Quando parliamo di fake onboarding è bene precisare, sin dall’inizio, che ci troviamo nel delicato spazio della sicurezza informatica.
Partendo dalla traduzione pura del termine, potremmo definire il fake onboarding come un “falso inserimento”, o, più precisamente, come un onboarding fraudolento basato sulla generazione di identità false o sul furto d’identità. In sostanza, vengono creati degli account falsi in grado di aggirare le misure utilizzate nei processi di registrazione. Questi veri e propri attacchi informatici consistono nella creazione di profili molto somiglianti a quelli autentici, persino nelle fotografie. Lo scopo è quello di superare lo scoring iniziale per poi azionare servizi digitali da utilizzare in seguito per innescare la frode.
Onboarding, Inboarding e Offboarding: significato e differenze in azienda
Onboarding, inboarding e offboarding possono essere definiti come tre momenti del ciclo di vita di una risorsa in azienda.
Come abbiamo visto, per onboarding si intende l’insieme di tutte le attività dedicate all’inserimento di una risorsa all’interno dell’organizzazione.
Quando parliamo di inboarding, invece, ci riferiamo a un processo più interno che riguarda l’evoluzione di risorse già inserite. Pensiamo a un cambiamento dovuto a una promozione, ad esempio, oppure a un trasferimento di ruolo o di reparto. Le attività di inboarding riguardano principalmente tutti i processi che accompagnano questo passaggio, nonché le attività di apprendimento legate al reskilling.
Se l’onboarding in azienda costituisce una cornice d’inserimento, al contrario, l’offboarding consiste nella creazione di un contesto che accompagni la risorsa verso l’uscita dall’azienda. Si tratta di un momento per certi versi delicato, ma allo stesso tempo molto formativo, sia per la risorsa sia per l’organizzazione. L’ offboarding va gestito con competenza e professionalità, poiché si tratta di una fase indispensabile per proteggere la reputazione dell’azienda e mantenere una buona relazione con la risorsa in uscita, nonché una fase fondamentale per la protezione dei dati aziendali. Un’opportunità molto importante offerta dall’offboarding è nella raccolta dei feedback della risorsa che, in base all’esperienza vissuta, può fornire dati molti utili per l’organizzazione.
Onboarding e orientamento: sinonimi o differenze?
Prima di entrare nel dettaglio delle varie fasi che costituiscono il processo di onboarding aziendale, chiariamo un dubbio. Che differenza c’è tra onboarding e orientamento? Può, infatti, esserti capitato di sentire parlare di orientamento in passato e ora potrebbe non esserti chiara la differenza. Per semplificare, potremmo dire che l’orientamento è una parte di un processo più ampio e articolato che è l’onboarding, ma non lo esaurisce.
L’onboarding è un processo di inclusione aziendale a 360 gradi, mentre l’orientamento offre alla risorsa una panoramica di:
- missione
- visione
- obiettivi
- politiche
dell’azienda. Il piano di onboarding implica, invece, anche altri aspetti fondamentali come formazione e socializzazione.
L’orientamento è tipicamente un processo una tantum, mentre l’onboarding è un processo continuativo, che, come dicevamo, non si esaurisce in una puntata, copre più sessioni e coinvolge più figure (come vedremo) e anche diversi spazi dell’azienda.
In cosa consiste il processo di onboarding in azienda
Riepilogando quanto detto finora e suggerendo un indirizzo di dettaglio maggiore, potremmo dire che l’onboarding in azienda consiste nell’insieme di attività che permettono un opportuno avvio del lavoro di una nuova risorsa umana in azienda.
Con il processo di onboarding si dovrebbe essere in grado di trasmettere, al lavoratore o alla lavoratrice, le fondamenta, in termini di conoscenze dei valori e di cultura aziendale, di inclusione nelle dinamiche sociali/relazionali e di acquisizione degli strumenti utili a divenire componenti efficienti e produttivi del team, nei tempi previsti. Le procedure di onboarding aiuteranno la motivazione del neoassunto e ottimizzerà gli investimenti dell’azienda, che potrà contare sin dal principio su un saldo legame dipendente-organizzazione, e che vedrà così ridotto il turnover di dipendenti e collaboratori (retention dei talenti).
Vedremo più ne dettaglio che cosa fa di un onboarding, un buon onboarding, ma sintetizzando possiamo dire che il processo di onboarding dovrà essere:
- opportunamente pianificato;
- diffuso;
- suddiviso in fasi;
- laddove possibile, verificato.
Perché è importante l’onboarding aziendale
L’analisi dei diversi programmi di onboarding ci porta a riflettere su quanto il processo di inserimento sia fondamentale per tutti gli attori coinvolti. Ma facciamo un passo indietro e vediamo insieme perché l’onboarding è così importante, considerando entrambi i punti di vista, ovvero quello dell’organizzazione che accompagna una nuova risorsa umana nell’avvio del proprio lavoro, e quello del neoassunto o della neoassunta che debuttano una nuova esperienza professionale. Proviamo a sintetizzare, per punti, alcuni fra i principali benefici di un buon onboarding, ambo i lati.
Benefici e vantaggi per l’azienda
Immaginiamo un nuovo giocatore che entra a far parte di un team. La squadra, e il coach, hanno tutto l’interesse a far sì che il “nuovo arrivato” possa contare su una partenza quanto più efficace, che si sviluppi in maniera strutturata, nei giusti tempi e coinvolgendo le dovute risorse. Perché? Molto semplice. Vediamolo insieme.
- Perché questo aumenterà il senso di appartenenza alla squadra del “nuovo giocatore” e lo farà sentire motivato. Tradotto: se quel giocatore è un talento, la squadra lo legherà a sé. Uscendo dalla metafora sportiva, potremmo dire che un onboarding aziendale ben pensato e realizzato contribuirà a trattenere i dipendenti più qualificati, che si saranno sentiti fin dal primo momento opportunamente accolti.
- Se il fine ultimo è la ricerca della produttività, questo è il piede giusto con cui cominciare il cammino. Perché la comprensione chiara del proprio ruolo, dei propri obiettivi, del sistema azienda in cui si è entrati a far parte costituirà un necessario e imprescindibile punto di partenza per i lavoratori, nel cammino che li porterà alla piena produttività. E proprio da un corretto onboarding passa quel tipo di consapevolezza.
- Il risparmio di tempo (e quindi denaro) legato alla formazione e all’avvio dei neoassunti è un vantaggio non da poco per l’azienda che, investendo su un efficace onboarding, si metterà al riparo dal rischio di un eccessivo turnover.
Benefici e vantaggi per il neoassunto
Proviamo ora a calarci di nuovo nei panni del collaboratore, al suo “calcio d’inizio” in azienda. Cosa può garantirgli un piano di onboarding ben strutturato e completo? Altrettanto semplice. Scopriamolo.
- Prima di tutto, motiva. Come dicevamo, sentirsi valorizzati da una realtà che dimostra di avere a cuore la tua accoglienza e il tuo inserimento, pianificandolo, dandoti il tempo di capire i ruoli e i compiti tuoi e dei colleghi, gli obiettivi a cui tendere e gli strumenti a tua disposizione, ti farà sentire “accompagnato” e quindi ti metterà al riparo della sindrome da “abbandono in mare aperto” in cui troppo spesso si rischia di incappare all’avvio di una nuova esperienza professionale non opportunamente supportata.
- Migliora il coinvolgimento dei dipendenti, perché li aiuta a sentirsi nel più breve tempo possibile parte della squadra, membri utili e produttivi, senza il rischio di noia, senso di inutilità, fatica a stare al passo. La connessione con l’azienda si attiva da subito. E il senso di appartenenza di conseguenza.
- Riduce lo stress e contribuisce all’avvio positivo dell’esperienza lavoro. Sentirsi da subito incaricati di compiti ben precisi (come possono essere programmi dettagliati di formazione, meeting conoscitivi, etc.) facilità l’inserimento positivo e la piacevolezza delle prime ore/giornate lavoro…non sei d’accordo?
Piano di inserimento in azienda: le fasi
Il piano di inserimento in azienda costituisce una vera e propria mappatura della fase di onboarding e induction aziendale.
Partiamo però dalle definizioni, anzi dalla traduzione di Induction aziendale: inserimento e orientamento delle nuove risorse all’interno di un’organizzazione. Rispetto all’onboarding, si tratta, nello specifico, della fase iniziale dell’inserimento, i primi giorni, per farci un’idea.
Il piano di inserimento in azienda, infatti, è un processo strutturato per livelli, pensato proprio per un accompagnamento graduale ed efficace.
Vediamo le fasi principali elaborate nell’articolo di Randstad “Il processo di onboarding aziendale”.
Pre-onboarding
In questo momento il nuovo dipendente non ha ancora fatto il suo primo passo in azienda. Potremmo definire il pre-onboarding come una fase preliminare soprattutto interna all’azienda. Si tratta, nello specifico, di un momento preparatorio in cui l’organizzazione si predispone per inserire la risorsa. In questa fase ha luogo tutta l’attività di procedure amministrative, nonché il passaggio di informazioni per trasmettere al team l’arrivo di un nuovo professionista.
Il pre-onboarding è anche il momento di organizzazione degli spazi di lavoro, si stabilisce una postazione di lavoro per accogliere la risorsa.
Quando comincia l’onboarding? La risposta potrebbe sembrare scontata: il primo giorno di lavoro. In realtà, è possibile anticipare l’avvio del percorso anche ai giorni che precedono il giorno 1 del neoassunto. Dal momento il cui il candidato accetta l’offerta, è pensabile avviare una serie di attività mirate al suo coinvolgimento o alla preparazione dei suoi primi giorni di lavoro.
Accoglienza
L’accoglienza è un momento di relazione fondamentale: la risorsa conosce i nuovi colleghi e il nuovo contesto di lavoro. In questa fase l’organizzazione dà il benvenuto al nuovo collega, ci si presenta, si offre il proprio supporto in caso di bisogno, si mostrano gli spazi comuni e si condividono tutte le informazioni necessarie per svolgere la professione in quel contesto. In questo step è molto importante trasmettere empatia e spirito di collaborazione per un’accoglienza calorosa ed efficace.
Il momento dell’accoglienza non va sottovalutato soprattutto in un’ottica di apprendimento. Nelle fasi informali della conoscenza – un caffè insieme di benvenuto, un giro nella struttura – vengono in realtà trasmesse informazioni utili non solo in termini pratici, ma anche in termini di cultura aziendale e valori condivisi. Il momento e lo spazio dell’accoglienza vanno sfruttati al massimo, perché, a differenza delle pratiche amministrative precedenti e delle procedure successive di orientamento, in questa fase è fondamentale iniziare a costruire la relazione professionale attraverso l’empatia e la sintonia umana.
Orientamento
Immaginiamo qui una persona che inizia un nuovo lavoro: ha già le informazioni di base, è stata accolta dai colleghi, ora deve letteralmente iniziare. Quali strumenti ha per poterlo fare? Lo scopo dell’orientamento è quello di creare le condizioni affinché la risorsa possa svolgere il proprio lavoro in uno spazio nuovo in autonomia.
In questa fase viene condiviso il piano di onboarding con il neoassunto, nonché i risultati attesi nel periodo definito. Si tratta, in sostanza, della fase che inizia con il primo giorno effettivo di lavoro. Qui ha luogo l’incontro con il manager o con il responsabile di riferimento che trasmette al neoassunto dettagli sulle prassi aziendali, nonché le best practice di riferimento. Rientra nelle attività dedicate all’orientamento anche l’assegnazione della strumentazione professionale e di tutti i riferimenti necessari per gli accessi agli account aziendali. In questa fase avviene l’allineamento tra quanto richiesto dalla job description e le attese di ruolo. Oltre alle procedure operative, nel corso dell’orientamento vengono anche condivisi gli standard qualitativi dell’organizzazione nonché una panoramica generale delle attività di tutti i reparti.
Formazione
Entriamo nello spazio dedicato a tutte le attività di apprendimento definite per la nuova risorsa. Il nuovo collega ora è chiamato a lavorare sulle proprie competenze. In questa fase il nuovo assunto sarà impegnato nell’acquisizione di nuove competenze, nonché nell’affinamento e nell’aggiornamento di quelle già in possesso, per aderire pienamente al ruolo attuale e allinearsi con il contesto di riferimento. In questo momento si lavora sia sulle competenze tecniche, sia sulle abilità comportamentali, a seconda dell’ordine di priorità assegnato agli apprendimenti previsti.
Integrazione nella cultura aziendale
L’integrazione è forse la fase d’inserimento più graduale e lunga, perché consiste in un costante assestamento e allineamento della risorsa con le attività previste per il suo ruolo, con il team e con il contesto aziendale in generale. Anche in questa fase i momenti relazionali informali sono fondamentali per consolidare prassi e assorbire sempre di più la cultura aziendale.
Follow-up e feedback
Il ruolo del feedback nel processo di onboarding è duplice, se da un lato l’azienda valuta i primi giorni di attività, dall’altro la risorsa inizia a “restituire”, ovvero fornisce all’organizzazione dei feedback programmati sulle attività svolte, in modo da far emergere subito criticità, qualora ci fossero, e fornire una prima valutazione dei risultati conseguiti nella prima fase di attività. Il feedback è un processo necessario ed efficace, purché sia gestito nel pieno rispetto di tutte le regole di comunicazione che lo regolano. Ricordiamo l’importanza di programmare il feedback per prendersi il tempo necessario e trasferire l’importanza della sua funzione. Inoltre, è fondamentale che il feedback sia riferito ad azioni specifiche in modo da avere un riferimento preciso su cui pianificare interventi operativi. Infine, la regola d’oro del feedback: che sia rivolto alle azioni e mai alla persona, sia per un tema di attenzione alla relazione sia per una questione di pura efficacia.
Azioni necessarie per un onboarding efficace
Concretamente, quali sono le azioni che si intraprendono durante l’onboarding di un neoassunto? Facciamo un po’ di esempi.
- Accoglienza e conoscenza dei colleghi, inizia qui la fase di socializzazione e integrazione nel nuovo contesto professionale. Opzionale, ma molto efficace, un piccolo gadget di benvenuto (uno zaino, un quaderno, una borraccia, una torcia elettrica, etc … a seconda del contesto).
- Tour dell’azienda: è fondamentale che il neoassunto sia messo nelle condizioni di conoscere gli spazi fisici dell’azienda e le attività che in essi hanno luogo, per potersi muovere in autonomia e sicurezza.
- Definizione delle formalità di carattere amministrativo legate al ruolo e alla posizione;
- Condivisione di informazioni, accessi, strumenti di lavoro;
- Affiancamento di un buddy;
- Presentazione del programma di formazione e condivisione degli obiettivi attesi nelle prime settimane;
- Formazione focalizzata sulla cultura, le politiche aziendali, la storia dell’azienda, l’organigramma, i prodotti e i servizi, i competitor, le norme di condotta e di sicurezza;
- Sessioni di confronto e pianificazione di momenti di followup, in presenza nelle quali creare canali di comunicazione e stimolare feedback, richieste di aiuto/chiarimento.
On boarding in azienda: ruoli
Da qualche anno si parla del buddy in azienda. Chi è questa figura misteriosa che si aggira nei meandri delle organizzazioni? Facciamo un passo indietro e ripercorriamo l’iter di inserimento.
Dunque, abbiamo definito che cosa bisogna fare, ma chi lo fa? Chi si occupa dell’onboarding di un nuovo assunto in azienda? La risposta, come forse ti immagini, è semplice: diverse persone. L’accoglienza e l’accompagnamento dei neoassunti non può essere affidata a una sola persona, questo è chiaro. Tutti i colleghi devono essere coinvolti, in modo che la nuova risorsa si senta accolta dall’intero team, a 360 gradi.
Detto questo, ci sono due figure sulle quali ci concentreremo. Il manager e il buddy.
Ruolo del manager
Perché è importante che un manager sia attivamente coinvolto, e abbia un ruolo primario, nel processo di onboarding di una figura? Presto detto. Lui deve fungere da collante (e collegamento), tra il team e il nuovo arrivato o la nuova arrivata. Essere da subito un punto di riferimento, significherà mostrarsi presente, disponibile e attento alle persone. Contribuirà a creare un ambiente sereno nel quale la risorsa si sentirà a suo agio e accompagnata nell’avvio del nuovo percorso. Contribuirà a creare vicinanza e ad evitare distanze che, a lungo andare, rallenterebbero l’avvio di una effettiva produttività.
Ruolo del buddy
La figura dell’onboarding buddy in azienda è poi sempre più diffusa nel panorama aziendale italiano ed internazionale. Letteralmente buddy significa “amico” o “compagno”. Di base, è un “mentor”, una figura di riferimento per il neoassunto e un facilitatore delle azioni di “inserimento” delle nuove risorse. È una figura di esperienza, tendenzialmente coetanea del neoassunto, seppure con background e ruolo potenzialmente diversi, precedentemente designato per accompagnare la nuova risorsa nell’avvio della propria esperienza lavorativa. Garantirà un’accoglienza empatica, “amichevole” e informale, dipanando gli inevitabili dubbi dei primi giorni e affiancando il nuovo collega nelle varie fasi dell’onboarding. Un punto di forza del buddy in azienda è che gestisce l’integrazione del neoassunto in modo del tutto informale, facilitando l’acquisizione di autonomia e sicurezza della risorsa che sente meno il peso delle attese sulle sue prestazioni. Anche analizzando la dinamica dal punto di vista dell’organizzazione, la presenza del buddy in azienda offre notevoli opportunità e vantaggi. Consideriamo intanto che, naturalmente, si tratta di una figura verso la quale il management nutre fiducia in base alle competenze dimostrate e all’aderenza con il tessuto aziendale, anche in termini di valori e prassi. Questa figura, in sostanza, non ha solo un ruolo operativo di supporto tecnico alla risorsa, ma ha anche la responsabilità di trasmettere contenuti di cultura e standard qualitativi aziendali. Alla luce di queste premesse, non sono trascurabili i vantaggi derivati dalla presenza del buddy in azienda.
Proviamo a riassumere:
- Maggiore velocità del processo di inserimento e apprendimento della risorsa: il neoassunto ha un punto di riferimento costante;
- Supporto non solo operativo, ma anche motivazionale al neoassunto che sente di lavorare con un compagno, per l’appunto, con cui è più facile condividere dubbi e timori;
- Esercizio continuo delle pratiche comunicative di feedback all’interno della cultura aziendale sin dal momento dell’onboarding.
Inserimento in azienda: best practice
Arrivati a questo punto, viene spontaneo tirare un po’ le somme su quelle che possono essere considerate delle vere e proprie onboarding best practice.
Possiamo sicuramente semplificare il discorso facendo convogliare le best practice nelle macroaree di attività che scandiscono l’inserimento del neoassunto.
Vediamo dunque l’elenco delle best practice onboarding emerse da questo approfondimento:
- Area amministrativa: creare in fase preliminare un canale di comunicazione in modo che la risorsa possa iniziare a lavorare in piena autonomia e nella piena chiarezza di tutto ciò che ha a che vedere con ruolo, posizione, stipendio, ferie, permessi, turni.
- Area relazionale: attraverso l’accoglienza e l’assegnazione di un buddy curare gli aspetti relazionali e comunicativi dell’inserimento, sfruttando anche le occasioni sociali come momenti di apprendimento informale in azienda;
- Area di orientamento e formazione: trasmettere contenuti di cultura aziendale e condividere il piano di formazione previsto per il consolidamento delle competenze specialistiche e comportamentali. Comunicare, inoltre, i risultati attesi e le modalità di monitoraggio, raccolta feedback e valutazione;
- Fase di verifica: attraverso il monitoraggio delle attività e le prassi di richiesta e trasmissione del feedback, valutare le attività iniziali in relazione agli standard e agli obiettivi definiti.
Onboarding: checklist
Dalle macroaree di riferimento ricaviamo ora i dettagli e stiliamo una vera e propria HR onboarding checklist delle azioni da intraprendere.
Fase precedente al primo giorno di lavoro:
- Risoluzione pratiche amministrative;
- Trasmissione al neoassunto delle informazioni preliminari;
- Comunicazione al team dell’arrivo del neoassunto;
- Predisposizione degli spazi di lavoro per la nuova risorsa;
- Se necessario, programmazione di una riunione e convocazione dei professionisti coinvolti;
- Definizione del buddy e comunicazione del suo nuovo task;
- Scelta del gadget di benvenuto.
Primo giorno di lavoro
- Accoglienza, momenti relazionali pianificati;
- Definizione di eventuali pratiche amministrative rimaste in sospeso;
- Comunicazione sulle procedure e prassi aziendali;
- Orientamento negli spazi fisici aziendali e trasmissione di informazioni/istruzioni sull’utilizzo degli strumenti di lavoro.
Periodo iniziale (definito dal management in termini di giorni o settimane)
- Orientamento su: prassi, cultura aziendale, standard qualitativi e quantitativi;
- Condivisione delle modalità di lavoro con il buddy;
- Definizione e condivisione del piano di onboarding;
- Spiegazione del piano formativo;
- Condivisione dei risultati attesi;
- Programmazione dei momenti di feedback;
- Valutazione del primo periodo di attività.
Digital Onboarding
Il processo di onboarding, come dicevamo, può comporsi di differenti strumenti, prassi, ruoli e azioni. Si va dal kit di benvenuto, all’incontro in azienda con i colleghi, all’aperitivo per “sciogliere il ghiaccio”, fino alla formazione, che può essere in presenza o a distanza. A tal proposito, focalizziamoci ora su una specifica tipologia di approccio all’onboarding, l’onboarding digitale.
Abbiamo già affrontato il tema di quanto può essere delicato il processo di ambientamento in un nuovo ecosistema lavorativo per una nuova risorsa. Ecco perché va studiato e pianificato al meglio ogni dettaglio dei primi giorni e delle prime settimane del nuovo assunto, ed è innegabile che per massimizzare alcuni aspetti (di efficacia, sostenibilità economica, retention, etc.) in diversi casi la tecnologia possa aiutare (e non poco). Nemmeno nel processo di accoglienza dei “nuovi arrivati”, oggi giorno, si può prescindere dagli strumenti digitali.
Vediamo più da vicino, cosa si intende con digital onboarding. Con questa definizione si comprende l’insieme degli strumenti digitali e delle tecnologie che vengono adottati per perfezionare le dinamiche di onboarding aziendale dei nuovi collaboratori. Come è naturale che sia, un onboarding difficilmente potrà esaurirsi in azioni di digital onboarding, perché la componente umana è un ingrediente del quale non si può fare a meno, nemmeno oggi, in processo di accoglienza e avvio di una nuova persona.
Digital onboarding efficace: gli strumenti
Finora abbiamo descritto uno scenario che guarda al processo di onboarding in azienda come un momento prevalentemente in presenza. Funziona proprio sempre così? Non è detto. Esistono infatti situazioni in cui un onboarding efficace diventa sinonimo di onboarding a distanza.
Le motivazioni possono essere molteplici, potrebbe trattarsi di una risorsa che non lavorerà sempre in sede, o il cui inserimento fisico è previsto non da subito. In casi di questo tipo è bene avvalersi del cosiddetto onboarding remoto. Alla luce di quanto detto finora, è bene ribadire quanto sia importante la programmazione del processo per un onboarding efficace, soprattutto se svolto da remoto.
Abbiamo già anticipato i principali canali di onboarding a distanza, vediamo ora più nel dettaglio di quali strumenti possiamo avvalerci.
Le piattaforme di onboarding sono progettate appositamente per facilitare l’ingresso in azienda attraverso quella che diventa una vera e propria esperienza di apprendimento dinamica e accattivante. Gli strumenti attualmente presenti sul mercato per l’onboarding a distanza consentono di gestire tutte le fasi del processo di inserimento, dal contratto a tutte quelle attività che intercorrono tra la firma e l’effettivo primo giorno di lavoro. Inoltre, grazie all’integrazione delle funzionalità dell’AI, diverse App consentono di “inscenare” le attività e i flussi di lavoro, fornendo delle vere e proprie sessioni di mentoring. Queste attività alleggeriscono non di poco l’attività delle HR, a scapito, ovviamente, della relazione umana in questa prima fase. Gamification, simulazioni, video costituiscono un ecosistema digitale di onboarding in grado di supportare la risorsa nella prima fase di inserimento attraverso lo svolgimento di attività asincrone e personalizzate.
Uno strumento di certo non innovativo, ma sempre molto utilizzato, è il pdf per l’onboarding perché, banalmente, per la sua compattezza e semplicità costituisce una sorta di welcome kit, anche grazie alla struttura grafica che può trasformare un documento didascalico in un piacevole manuale d’uso. Il PDF accorre in nostro aiuto anche nella sua versione interattiva fornendo ai dipendenti checklist e road maps da percorrere ed esplorare. Piattaforme HR presentano vere e proprie raccolte di PDF che, in base all’argomento scelto, offrono una base contenutistica da arricchire per personalizzare l’esperienza.
Gamification nell’onboarding in azienda
Abbiamo parlato approfonditamente di gamification nell’E-learning, ma vediamo insieme come questa metodologia può, opportunamente sfruttata, migliorare anche il processo di onboarding in azienda e la retention dei nuovi assunti. Innanzitutto, partiamo con il dare una definizione di gamification.
Con gamification si intende una metodologia che utilizza e mette a frutto elementi tipici del gioco, al di fuori di contesti ludici, come, ad esempio, la formazione, o, in questo caso, l’onboarding in azienda.
Attraverso l’utilizzo di meccaniche ed elementi che siamo soliti ritrovare, ad esempio, nei videogiochi, come missioni, punteggi, classifiche, badge e premi, si punterà a rendere più ingaggiante quel processo che, una volta a bordo, necessariamente coinvolge ciascun neoassunto.
Immaginiamo allora lo scenario del nostro onboarding in azienda, in cui la nostra risorsa si trova a dover acquisire le procedure, le regole, i processi o conoscere le persone e i ruoli una volta entrati. E se per farlo, fossimo coinvolti in una sorta di “gioco”? Se venisse attivata quella nostra innata componente psicologica che ci porta ad emozionarci nel prendere parte ad una competizione, anche se in palio non ci sono premi particolari? Hai presente la competitività che si scatena nelle serate con gli amici attorno a un gioco in scatola? I giochi danno significato alle esperienze, le caratterizzano e le rendono indimenticabili. In questo senso, per pensare e strutturare un “onboarding gamificato” e irresistibile, anche lo storytelling viene in nostro aiuto (leggi l’approfondimento sullo storytelling nell’E-learning).
Saper imbastire una bella storia è già una buona parte del lavoro, che si completerà con espedienti ludici della gamification funzionali proprio al coinvolgimento, con meccaniche di rewards, riconoscimento, feedback, più originali e meno tradizionali.
- Un esempio concreto è quello che vede protagonista l’azienda britannica di consulenza e revisione contabile Deloitte. L’intuizione, in questo caso, è stata quella di organizzare in vere e proprie squadre i neoassunti: ciascun membro della squadra collabora con gli altri per trovare le giuste risposte a delle domande relative alle politiche, alle procedure, ai riferimenti etici dell’azienda. L’onboarding, in questo caso comincia con un vero e proprio tour virtuale dell’azienda (virtual onboarding), proprio come in un videogame. Il risultato è quello di mettere da subito alla prova i neoassunti, attivandoli e stimolandoli, senza riversare su di loro mere informazioni, ma stimolando, tra le altre cose, anche il loro senso di appartenenza al gruppo (team).
Esempi di onboarding aziendale
Parlando di formazione, il digital onboarding può essere meglio definito come corso onboarding. Si tratta di una realtà consolidata, molto spesso, infatti, attraverso appositi corsi E-learning si trasmettono ai nuovi assunti informazioni e concetti chiave, che devono costituire la premessa necessaria alla loro presenza attiva in azienda.
Un corso onboarding ben strutturato di avvio del nuovo dipendente può raccogliere al suo interno nozioni di base e principi importanti. Vediamo insieme alcune preview di corsi E-learning di onboarding ai quali abbiamo lavorato con i nostri clienti, per toccare con mano alcuni esempi
- Sai dove sono le nostre sedi? Lo possiamo scoprire con semplici clic, navigando un corso come siamo abituati a fare con le pagine web che navighiamo tutti i giorni.
- Hai bisogno di una guida per comprendere meglio il Codice Etico aziendale, il Modello organizzativo, il protocollo e le procedure specifiche? Probabilmente un Avatar digitale che ti accompagni passo-passo è quello che fa al caso tuo…
- Ci sono casi in cui un corso onboarding può farti salire a bordo mantenendo uno strettissimo legame anche con le risorse umane, le figure e i ruoli che, da qui in avanti, costituiranno punti fermi della tua quotidianità lavorativa, ad esempio introducendo contributi video di benvenuto o di formazione di figure chiave in azienda.
Esempi di onboarding
Parlando di formazione, il digital onboarding è una realtà consolidata e molto spesso attraverso appositi corsi E-learning si trasmettono ai nuovi assunti informazioni e concetti chiave, che devono costituire la premessa necessaria alla loro presenza attiva in azienda.
Un corso ben strutturato di avvio del nuovo dipendente può raccogliere al suo interno nozioni di base e principi importanti. Vediamo insieme alcune preview di corsi E-learning di onboarding ai quali abbiamo lavorato con i nostri clienti, per toccare con mano alcuni esempi
- Sai dove sono le nostre sedi? Lo possiamo scoprire con semplici clic, navigando un corso come siamo abituati a fare con le pagine web che navighiamo tutti i giorni.
- Hai bisogno di una guida per comprendere meglio il Codice Etico aziendale, il Modello organizzativo, il protocollo e le procedure specifiche? Probabilmente un Avatar digitale che ti accompagni passo-passo è quello che fa al caso tuo…
- Ci sono casi in cui un percorso digitale di formazione onboarding può farti salire a bordo mantenendo uno strettissimo legame anche con le risorse umane, le figure e i ruoli che, da qui in avanti, costituiranno punti fermi della tua quotidianità lavorativa, ad esempio introducendo contributi video di benvenuto o di formazione di figure chiave in azienda.
Onboarding e Digital onboarding: vantaggi vs svantaggi
Quando parliamo di onboarding dipendenti possiamo immaginare, e con molta facilità, la netta prevalenza dei suoi vantaggi rispetto alla pressoché inesistente lista degli svantaggi.
L’onboarding dipendenti è un processo imprescindibile per l’inserimento di una risorsa in azienda, la sua importanza vale tanto per la risorsa quanto per l’azienda. Potremmo infatti definire l’inserimento come un processo necessario di incontro tra il profilo di una risorsa professionale (fatto di competenze specifiche, attitudini, soft skill, esperienze pregresse) e l’organizzazione (fatta di persone, processi, valori, standard qualitativi e quantitativi), un incontro pensato per progettare step di crescita e di sviluppo continuo.
Parlando di pro e contro dell’onboarding digitale, lo possiamo dichiarare apertamente in partenza: il piatto della bilancia, dal nostro punto di vista, è sbilanciato verso i benefici.
Ecco un elenco sommario e non esaustivo dei vantaggi dell’onboarding digitale:
- Maggiori possibilità di trattenere i talenti, la cosiddetta talent retention;
- Maggiore e più immediata produttività delle nuove risorse;
- Accresciuto livello di engagement del processo di onboarding;
- Contenimento dei costi, in termini di tempo e denaro, dell’onboarding delle risorse;
- Alleggerimento dei processi amministrativi;
- Efficienza degli investimenti di processo;
- Svincolo dei legami temporali e spaziali dell’onboarding;
- Dematerializzazione di un processo.
Fra gli svantaggi ci sentiamo di annoverare una sola possibilità da cui, molto semplicemente, è bene mettersi al riparo, quando si pianifica un piano di onboarding; ovvero l’affidamento esclusivo del processo di onboarding agli strumenti digitali. Quando non opportunamente affiancato, in alcuni passaggi chiave, da uno o più colleghi “reali”, il rischio che potrebbe configurarsi è quel senso di “horror vacui” che dicevamo all’inizio. Mentre, opportunamente affiancato da momenti di benvenuto, restituzione e accompagnamento, il digital onborading è un acceleratore di indipendenza e produttività. Ecco perché, la forma di onboarding da privilegiare, è spesso quella blended. Il blended onboarding è un modello di onboarding ibrido che affianca attività in presenza ad attività digitali. Vediamo più nel dettaglio di cosa si tratta nel prossimo paragrafo.
Blended onboarding
Il blended onboarding è il frutto dell’accostamento di un approccio tradizionale di induction a un onboarding online: concretamente, equivale a mescolare sessioni frontali ad attività a distanza (attraverso LMS, Intranet, Web, media di vario genere, etc). Si parte dalla consapevolezza che, per quanto facilitanti possano essere le nuove tecnologie (in termini di risparmio di tempo, ottimizzazione del processo e corretta distribuzione del carico cognitivo), non tutto (e non sempre) può affrancarsi da un passaggio “in presenza”.
Se una nuova risorsa avrà la possibilità di apprendere informazioni e procedure in modalità mista, integrando ad affiancamenti in presenza l’apprendimento attraverso video interattivi, giochi e tour virtuali, ne beneficerà in termini di flessibilità e fluidità del processo di onboarding. Perché, come dicevamo, un onboarding digitalizzato al 100% rischierebbe di compromettere la sensazione di integrazione del nuovo assunto nella squadra di lavoro.
Quindi, in definitiva: che tipo di onboarding è giusto privilegiare? Quello ibrido. Senz’altro.
Pensiamoci. La componente umana, talvolta, è imprescindibile. Quando? Ad esempio nell’introduzione ai colleghi. L’incontro con le persone con le quali condividerai il tuo tempo lavoro, che fisicamente incontrerai in maniera pressoché costante, è un’attività chiave dell’inserimento in azienda di una nuova figura e necessariamente deve passare anche da sguardi e strette di mano. Il tour dell’azienda può avvenire come abbiamo visto anche attraverso app o strumentazioni digitali, ma il valore aggiunto di un primo caffè o di aperitivo di benvenuto con il team, non è sostituibile da nessuna riunione a distanza su Zoom, sei d’accordo?
Parallelamente, ci sono attività che, affrontate come un gioco o una sfida da intraprendere in piattaforma, in ambiente immersivo, potenzialmente sempre con te grazie al tuo smartphone, potrebbero essere più efficaci. Pensiamo, ad esempio, a formazioni su specifiche procedure software.
In medio stat virtus, dicevano i latini.
Frog Learning per l’onboarding in azienda
Tutto quello che ti abbiamo raccontato fino a qui, sul tema onboarding aziendale e digital onboarding, ti ha incuriosito? Benissimo, perché sappi che tutte queste considerazioni, gli spunti di riflessione offerti e gli esempi sui quali ci siamo soffermati, non sono che una parte del vasto mondo in cui, molto volentieri, siamo pronti ad accompagnarti. Se sei desideroso di approfondire, non esitare, contattaci e facciamo una chiacchierata.
FAQ - Domande Frequenti
Qual è il significato di onboarding e la sua traduzione?
Il significato letterale di onboarding in italiano è “salire a bordo”, dalla traduzione dall’inglese di “to get on board”. In italiano onboarding denota le attività di inserimento di una risorsa in un nuovo contesto professionale, letteralmente il suo “salire a bordo”.
Quali sono altri modi per dire “onboarding aziendale”?
Altri modi per poter esprimere il concetto di onboarding aziendale sono: inserimento aziendale, inserimento lavorativo, accoglienza in azienda, percorso di orientamento in azienda.
Quanto dura il processo di onboarding?
La durata del processo di onboarding varia a seconda delle policy e delle esigenze aziendali. Di norma, la parte di inserimento puro dura fino a un mese, mentre il monitoraggio delle attività iniziali anche fino a 6 mesi.
Come fare un buon onboarding?
Per fare un buon onboarding è fondamentale pianificare tutte le attività preparatorie interne ed esterne, predisponendo persone e contesto per l’accoglienza della nuova risorsa. La pianificazione include: la fase preliminare, l’orientamento, la formazione, il monitoraggio, la valutazione.
