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Intranet per PMI: perché adottarla
Quando si parla di comunicazione in azienda viene spontanea l’associazione alla Intranet. Ricordiamo che la Intranet è quel sistema di reti che consente lo scambio di informazioni e contenuti all’interno di un’organizzazione. Come abbiamo visto in precedenza, la intranet è uno strumento di particolare efficacia per le aziende perché sollecita e rende più fluidi sia i processi comunicativi tra colleghi, sia quelli tra lavoratori e dirigenza.
Le PMI per loro natura rappresentano realtà organizzative di dimensioni ridotte, se non piccolissime, ma questo non significa che la facilitazione della comunicazione interna e dei processi di lavoro sia meno importante; di qui l’esigenza di munirsi di uno strumento in grado di potenziare entrambi gli aspetti.
Le risorse delle PMI sono spesso più limitate rispetto a quelle delle grandi aziende. Questo aspetto, se da un lato solleva qualche titubanza rispetto all’investimento da fare per una intranet, dall’altro richiama l’attenzione sulla loro necessità per affermare la presenza delle PMI in un mercato competitivo.
Un primo elemento da considerare riguarda il falso mito dell’agilità intrinseca delle piccole imprese. Si tende spesso a pensare che le organizzazioni di piccole dimensioni, con pochi dipendenti, siano facilitate negli scambi comunicativi e che quindi non abbiano bisogno di uno strumento che agevoli e renda più proficui i processi interni. Si tratta, ovviamente, di una considerazione erronea, poiché la complessità del sistema interno a un’organizzazione dipende da molteplici fattori e non è affatto detto che la dimensione sia quello più incisivo.
Indipendentemente dalle sue dimensioni, il fine di un’azienda resta sempre l’efficienza produttiva, e questa può innegabilmente giovare di uno strumento come una intranet aziendale.
Intranet per PMI: i vantaggi
Ma quali sono, nello specifico, i motivi per cui le PMI dovrebbero investire in una intranet?
Come spesso accade, la risposta è nell’analisi dei vantaggi.
Il primo riguarda la pianificazione e l’organizzazione del lavoro. Grazie a una intranet, ogni dipendente di una PMI può accedere al piano attività di tutti i colleghi e svolgere le proprie mansioni valutando ogni elemento all’interno di una panoramica più ampia. Questo facilita sicuramente l’allineamento del team di lavoro con una conseguente e proficua ottimizzazione delle risorse.
Un altro aspetto importante è sicuramente lo stimolo alla partecipazione e alla collaborazione tra persone, attività che nelle PMI è spesso data per scontata, o comunque oltremodo sottovalutata, probabilmente a causa della credenza errata che nelle piccole realtà la comunicazione sia automaticamente più fluida.
Non va poi sottovalutata la pubblicazione di informazioni utili a tutti e la condivisione di contenuti tra colleghi. Questa preziosa funzione della intranet, infatti, scongiura il rischio di dispersione delle informazioni, che spesso, nelle aziende più piccole, vengono trasmesse a voce, nei ritagli di tempo e magari non a tutte le persone coinvolte o interessate. Ed è soprattutto una PMI che rischia di venire penalizzata da una simile situazione, dal momento che ha meno risorse per far fronte, ad esempio, all’eventuale impatto sul cliente di un problema di comunicazione interno.
È fondamentale, inoltre, la sistematizzazione dei processi nella Intranet, procedura utilissima per tenere traccia, consultare e aggiornare gli iter seguiti internamente nella gestione dei progetti. Senza considerare l’enorme utilità di poter controllare lo stato di avanzamento delle attività.
L’elenco dei vantaggi non lascia grandi spazi al dubbio e contribuisce forse a smantellare la convinzione che la Intranet sia utile ed efficace solo per le aziende di grandi dimensioni.
In cosa investire per una intranet per PMI?
Insomma, non serve essere una grande azienda per trarre giovamento dall’uso di una Intranet aziendale. Quindi di cosa ha bisogno una PMI che desideri realizzare la propria Intranet?
Per prima cosa è fondamentale decidere se si vuole una Intranet “on premise”, ovvero creata su un server in locale, che si troverà in azienda, oppure in cloud.
Nel primo caso sarà necessario che l’azienda si munisca di un server e della componentistica necessaria alla costruzione della intranet, oltre che dei software necessari sia alla progettazione e creazione del portale della intranet sia alla sua efficienza operativa. Ad esempio, il software di gestione della rete, quello per la regolamentazione degli accessi, quello per la comunicazione interna, lo scambio di dati e ancora i tool utili a lavorare direttamente in cloud (software di videoscrittura, fogli di calcolo, gestione della posta elettronica, calendari, agende, archivio cloud ecc.).
Se è vero che una intranet on premise ha maggiori vantaggi in termini di controllo dei dati e personalizzazione, va detto che per una PMI questi vantaggi potrebbero non giustificare la spesa, che – oltre alla strumentazione tecnica e ai software necessari per organizzare la intranet – richiede anche l’impiego di un professionista per la sua realizzazione e gestione.
Ecco allora che la soluzione in cloud si rivela essere più pratica per una PMI: non richiede la presenza di un server fisico, la manutenzione è gestita da chi offre il servizio e inoltre ci sono sistemi di autenticazione già integrati che permettono facilmente a tutti gli utenti di effettuare l’accesso in modo rapido.
E i software?
Il modo più pratico per recuperare i software necessari è l’acquisto di una suite che includa tutto quello di cui c’è bisogno. Ad esempio Microsoft SharePoint.
SharePoint Office 365
Abbiamo già parlato dei Content Management System (CMS), ovvero software per la creazione e la gestione di contenuti di supporto a siti web e reti intranet.
SharePoint è uno dei più noti CMS, che permette a chiunque lo usi di progettare e realizzare il portale di una rete intranet aziendale. Semplice da utilizzare e ricco di funzionalità, ha tra i suoi punti di forza quello di poter integrare al suo interno molti dei tool necessari non solo allo sviluppo della intranet per la vostra PMI, ma anche i programmi di uso comune.
Il grosso vantaggio di SharePoint è quello di fare parte del pacchetto Microsoft 365, un servizio di SAAS (Software As A Service, ovvero utilizzabile direttamente in cloud) la cui licenza viene concessa in abbonamento e che, a seconda del piano scelto, offre una serie di programmi utili per la vita lavorativa della vostra PMI, integrabili con SharePoint.
Per esempio, permette l’accesso a tutto il pacchetto Office, oltre a software di comunicazione (da Outlook per la posta elettronica a Teams per le videoconferenze, da Yammer per le funzionalità social a Streamer per gli streaming video). Non solo, SharePoint incorpora anche programmi che facilitano i processi di lavoro, come OneDrive per l’archiviazione dei file, Planner per organizzare il lavoro, e diversi tool che gestiscono accesso, autenticazione e sicurezza della vostra intranet.
In aggiunta a tutto questo, come forse avrete già capito, l’abbonamento Microsoft 365 permette di utilizzare tutti questi programmi senza il bisogno di acquistare singolarmente ciascuna licenza; un aspetto sicuramente da prendere in considerazione poiché comporta un notevole abbattimento dei costi, oltre a semplificare il momento del rinnovo licenze.
Intranet Starter Pack
La realizzazione di una intranet, per quanto possa essere semplificata dai software, rimane comunque un processo che richiede pianificazione, studio e skill di produzione; oltre al tempo necessario per la sua realizzazione.
Non si tratta di un’attività alla portata di chiunque, ma questo piccolo grande ostacolo non deve diventare una barriera insormontabile. Ancora una volta la soluzione è semplice: affidarsi a un team di professionisti.
Noi di Frog ci occupiamo di trasformazione digitale e realizzazione di intranet. Possiamo quindi mettere a tua disposizione le nostre conoscenze, affiancandoti nella realizzazione della giusta intranet per la tua PMI; oppure, se preferisci, occuparci interamente della sua realizzazione, offrendoti un pacchetto chiavi in mano e pronto all’uso in poche settimane: Intranet Starter Pack.
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