Sommario
CMS Intranet: cosa si intende?
Per assolvere pienamente alla sua funzione, la intranet si appoggia su di un CMS, acronimo di Content Management System, ovvero il sistema di gestione dei contenuti.
Il ruolo centrale della intranet all’interno del quadro generale aziendale spiega quanto sia importante un sistema di gestione dei contenuti interno ed efficiente.
Abbiamo già visto come la intranet sia il faro per lo svolgimento delle attività in azienda. Al suo interno vengono pubblicate tutte le informazioni – in termini di dati, strumenti e procedure – per seguire progetti o, più semplicemente, per far sì che ognuno segua il proprio lavoro in relazione con il lavoro di altri. L’importanza della intranet, grazie a questa fitta rete di funzionalità, sta anche nel fatto che attorno alla condivisione dei contenuti si consolidano la vision e la mission aziendale e con esse i valori dell’azienda stessa.
Questa premessa spiega in maniera piuttosto netta la necessità di un sistema di gestione che consenta di lavorare il flusso di informazioni in modo snello ed efficace: questo è quello che il CMS fa per la intranet.
CMS Intranet: a cosa serve?
Il CMS ti consente di inserire nella tua intranet tutta una serie di funzionalità sviluppate per regolarne attività e procedure. Ad esempio, è possibile includere tool in grado di:
- Reperire informazioni e procedure nel portale aziendale: buste paga, corsi di aggiornamento da seguire, certificazioni, promozioni, etc.;
- Facilitare il flusso di informazioni tra i dirigenti e i dipendenti, consentendo un allineamento delle attività su diversi livelli grazie al monitoraggio reciproco;
- Migliorare l’aspetto collaborativo tra gli utenti e agevolare il flusso di lavoro;
- Integrarsi con l’LMS e facilitare i processi di apprendimento aziendali, dall’onboarding ai corsi di aggiornamento.
Le caratteristiche per un buon CMS Intranet
Sia che si tratti di un CMS proprietario, sia di uno open source, è fondamentale che il software presenti specifiche caratteristiche che garantiscano la qualità del risultato finale, ovvero la facilità di utilizzo da parte degli utenti:
- Fondamentale è la sua usabilità: un buon CMS deve infatti essere facile e rapido da installare e da utilizzare;
- Deve poter facilitare la gestione dei conuti, rendendo agile sia la pubblicazione di dati, sia la loro cancellazione, così come l’integrazione dei materiali che possono provenire da fonti esterne;
- Deve poter integrare funzionalità di accesso e autenticazione che garantiscano agli utenti di accedere alla intranet da un qualsiasi dispositivo personale;
La necessità che ognuna di queste funzioni sia assolta pienamente rende essenziale la scelta del software giusto, un CMS in grado di progettare una intranet che risponda alle molteplici esigenze operative di ogni componente dell’organizzazione.
CMS intranet: dai più noti e diffusi a quelli meno
Una volta definite le priorità, le esigenze e le funzionalità necessarie di una intranet, esistono numerosi CMS disponibili, sia open source gratuiti, sia proprietari, in cima ai quali troneggiano due prodotti.
Fra i CMS più utilizzati, Microsoft SharePoint, col tempo ha settato lo standard per quanto riguarda efficienza e funzionalità.
Indubbiamente tra i suoi punti di forza c’è la possibilità di integrare nella intranet tutti i tool che servono agli utenti per il lavoro, tra cui:
- Il pacchetto office;
- Software di contatto come posta elettronica, messaggistica e canali social;
- Software collaborativi per creare uno spazio di lavoro condiviso, potenziato da uno spazio cloud per caricare i documenti.
Oltre a queste, già incluse, è poi in grado di interfacciarsi con altre applicazioni preesistenti.
La punta di diamante del servizio rimane la sua flessibilità, assieme al suo elevato grado di customizzazione e di sicurezza.
Il più gettonato tra i CMS gratuiti, invece, è WordPress, facile e rapido da utilizzare. Permette di creare piattaforme responsive e mobile friendly, personalizzabili sia dalle funzionalità presenti in backend, sia servendosi di template grafici, plugin e page builder (gratuiti o a pagamento) che permettono di costumizzare la UI.
Oltre a due leader appena citati, c’è una lunga lista di CMS che permettono, chi in un modo chi nell’altro, di creare piattaforme intranet (ma anche siti di diverso tipo, dal semplice sito vetrina personale al grande store online).
Tra i principali possiamo individuare: Wix, Joomla, Drupal, Blink, Simpplr, OnSemble e Glasscubes.
CMS proprietari VS CMS open source
CMS open source o proprietario, dunque? Prima di rispondere a questa domanda, vediamo nel dettaglio quali sono i loro vantaggi e svantaggi.
CMS open source: pro
Si potrebbe pensare che i vantaggi dei CMS open source siano legati ai costi, e in parte è così poiché i software open source sono spesso distribuiti a costo zero. Attenzione però a non cadere nella facile associazione “open source = gratuito”: il termine fa infatti riferimento alla fruibilità del codice sorgente del programma, che può venire copiato, riutilizzato e modificato a piacimento. Il fatto che questo generalmente vada a braccetto con la gratuità del software è più dovuto al concetto di software libero ed etico che a quello di software free.
Poter intervenire sul codice significa inoltre poter tenere traccia di qualsiasi modifica dei successivi aggiornamenti, che si tratti di aggiornamenti ufficiali o di modifiche realizzate dagli utenti. Questo aiuta a prevenire problemi inaspettati, eventuali e possibili modifiche, addirittura a collaborare al miglioramento del software e – aspetto non trascurabile – ad avere l’appoggio di una community in caso di problemi o esigenze particolari. Altro vantaggio è la sua flessibilità, e quindi la possibilità di personalizzare la intranet in fase di sviluppo.
CMS open source: contro
Il rovescio della medaglia di questa flessibilità prevede di svincolarsi da un approccio drag and drop o comunque fatto di elementi precostituiti, e necessita competenze da sviluppatore. L’eventualità di una funzione tanto desiderata quanto non disponibile, allora, potrebbe richiedere l’intervento di una terza parte, erodendo gradualmente il vantaggio dell’economicità di cui si era parlato in precedenza.
Oltre a questo, l’intervento di più sviluppatori al lavoro su una stessa intranet richiede molta attenzione per evitare discontinuità tra le varie parti che la compongono.
Ultimo, ma non meno importante, la sicurezza. Il rischio di un codice accessibile a tutti lo rende raggiungibile anche dai malintenzionati, che possono individuare più facilmente le vulnerabilità di una intranet.
CMS proprietario: pro
Partiamo proprio dalla sicurezza per dettagliare i vantaggi di una intranet realizzata con un CMS proprietario. Accessibilità e sicurezza sono decisamente più facili da tenere sotto controllo, anche solo per il fatto che l’accesso al codice è permesso esclusivamente a chi è autorizzato.
Sul piano pratico, invece, un CMS proprietario permette maggiori garanzie durante la produzione, offrendo a chi sviluppa il giusto bilanciamento tra solidità e personalizzazione: se è vero, infatti, che non sarà possibile intervenire direttamente sul codice per creare nuovi elementi o modificarli, questo non vuol dire che non ci siano comunque molte possibilità di customizzazione della piattaforma.
Il risultato finale, inoltre, risulterà graficamente uniforme e rifinito, e senza bisogno di interminabili linee guida o continue call di allineamento.
CMS proprietario: contro
Un CMS proprietario, innanzitutto, ha un costo mensile (o annuale) da sostenere per la licenza. Tuttavia, è vero che questo viene riassorbito ampiamente dalla gamma di tool inclusi, dal range di modifiche apportabili ai template forniti e dallo standard di sicurezza molto più elevato rispetto a quello ottenibile con un codice open source.
Quindi quale scegliere?
Come in ogni caso, anche in questo, la modalità di sviluppo dipende principalmente dalle esigenze che si vuole soddisfare e dagli obiettivi che si vuole raggiungere. L’open source può rappresentare una soluzione accettabile per realtà piccole, o per un periodo iniziale, ma a un certo punto si ritiene preferibile la soluzione proprietaria.
La sicurezza e il livello di personalizzazione (in termini brevi e a costo zero) sono sicuramente i due aspetti più importanti da tenere in considerazione e in questo non si può negare che la soluzione proprietaria permetta di triangolare tempi di esecuzione, precisione e affidabilità.
Se hai ancora dei dubbi, lascia che scegliamo per te!
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