Sommario
Cos'è il training on the job: significato e definizione
Ai nostri giorni, termini come “formazione sul lavoro” sono meno utilizzati rispetto ai corrispettivi anglofoni. A questo si preferisce la sua versione inglese, “training on the job” (oppure “on the job training”, a volte abbreviato direttamente in OJT), per indicare una metodologia di apprendimento basata sull’osservazione, il problem solving e la ripetizione in ambito aziendale.
È un po’ come il listen and repeat (ascolta e ripeti) di un corso d’inglese in audiocassette, o come la vecchia massima secondo cui il modo migliore per imparare a nuotare è buttarsi in acqua. Ecco, questi due esempi pratici possono aiutarci a capire meglio cos’è il training on the job: una metodologia che permette ai dipendenti di acquisire nuove competenze utilizzando un approccio learn-by-doing fin dai primi giorni in azienda.
Perché questo avvenga in modo naturale e controllato, inoltre, è previsto l’affiancamento di un supervisore o di un responsabile; una sorta di guida che illustri ai colleghi il contesto operativo in cui si troveranno a operare, le procedure che dovranno seguire e le competenze che dovranno costruire.
Perché intraprendere un percorso di training on the job in azienda
Parlando di E-learning ci è capitato più volte di sottolineare l’importanza della creazione di uno scenario immersivo (tramite gamification o storytelling): un utente calato in un contesto che riproduce quello lavorativo, e che lo mette davanti ai problemi e agli ostacoli del suo ruolo, può apprendere in modo più rapido ed efficace.
L’immersività è proprio l’aspetto su cui punta il training on the job, anche se in questo caso non c’è niente di simulato o di presunto: l’ufficio, l’azienda o l’impianto produttivo sono lo scenario in cui lavoro e apprendimento procedono di pari passo. In questo modo le persone possono entrare in contatto con la strumentazione e l’ambiente di lavoro, acquisendo le conoscenze necessarie e prendendo confidenza con le procedure in modo più rapido, più semplice.
La scelta di un percorso di training on the job permette alle persone di sentirsi utili fin dal primo giorno in azienda, aumentando la loro gratificazione nel periodo di orientamento.
È innegabile, inoltre, il grande risparmio economico di questa metodologia, che in certi casi può arrivare ad azzerare i costi della formazione. Ma attenti a pensare di poter fare tutto da sé: anche in questo caso, rivolgersi a un team di professionisti della formazione è sempre il primo passo da compiere.
Training on the job: quando avviarlo
Servirsi del know-how già presente sul posto di lavoro per la formazione sul lavoro si rivela una scelta particolarmente efficace soprattutto in due momenti fondamentali della vita aziendale, l’Onboarding e l’Inboarding.
Onboarding
L’acquisizione di nuove risorse è un momento fondamentale sia per l’azienda sia per i nuovi assunti: è in questa fase che l’azienda coinvolge e fidelizza i neoassunti trasmettendo loro i propri valori. Ecco allora che la scelta di una formazione on the job può sia accelerare sia potenziare il processo di onboarding, portando rapidamente i neoassunti a orientarsi tra le diverse mansioni e procedure che l’azienda richiederà loro.
Accelerare il processo di inserimento del nuovo personale, inoltre, permette di fare emergere i punti di forza e di miglioramento di ciascuno, e di intervenire tempestivamente per sanare eventuali problemi. Allo stesso tempo, permette di sviluppare le soft skills necessarie al contesto lavorativo, da quelle legate alla comunicazione a quelle che riguardano il team building.
Per approfondire l’argomento , consigliamo la lettura del nostro articolo sull’onboarding aziendale.
Per analizzare un case study, invece, rimandiamo al nostro webinar Gli ingredienti per un Digital Onboarding stellato: il caso Cannavacciuolo.
Inboarding
Ma se la formazione on the job è uno strumento così efficace, perché limitarne l’uso ai soli nuovi assunti? Anche i dipendenti storici possono trarre vantaggi dal training on the job, per apprendere nuove nozioni e competenze.
Si parla di Inboarding quando ci si riferisce ai percorsi di crescita dei dipendenti all’interno dell’azienda, una pratica che sta diventando sempre più diffusa anche (ma non solo) per migliorare la talent retention. Le finalità possono essere le più varie, dalla semplice propensione a una maggiore versatilità sul lavoro alla costruzione di un vero e proprio profilo specifico orientato a un avanzamento di carriera o a un riposizionamento in un altro settore dell’azienda.
Forse ancor di più come accade per l’Onboarding, l’impiego della formazione on the job legata all’Inboarding offre a ciascuno l’opportunità di sviluppare al meglio il proprio potenziale: i dipendenti in questione non sono nuovi arrivati, ma fanno parte dell’azienda da tempo, hanno rapporti di lavoro (e magari di amicizia) con i colleghi; questo può rappresentare un valore aggiunto in grado di far sentire maggiormente a loro agio i dipendenti impiegati in un processo di Inboarding, velocizzandone anche in questo caso l’apprendimento.
Le fasi per avviare un percorso di training on the job
Come abbiamo accennato in precedenza, il training on the job non si limita a essere un processo fatto di osservazione e ripetizione, ma è diventata una vera e propria metodologia affinatasi nel tempo.
L’avvio di un percorso di formazione si articola in 5 passaggi.
01. Valutazione dei bisogni formativi dei dipendenti
Basandosi sulle competenze già in possesso dei dipendenti e su quelle mancanti si cerca un punto di mediazione tra le esigenze dell’azienda e quella delle persone, in base al quale verrà stilato un piano di formazione.
02. Progettazione del percorso formativo
In questa fase si valuta la metodologia più adatta a raggiungere gli obiettivi formativi preposti. Si valutano i materiali necessari, la tipologia di percorso formativo più efficace e fissano momenti legati all’osservazione, quelli legati all’azione e quelli invece più legati alla riflessione e al confronto.
03. Definizione degli strumenti e delle risorse
Il terzo step coincide con la scelta dei materiali da mettere a disposizione, da quelli teorici che fanno parte della cultura aziendale, a quelli legati alla conoscenza dei singoli dipendenti. È in questa fase che viene stabilita la frequenza di questi momenti di formazione e la scaletta degli argomenti da trattare.
Si individua inoltre la modalità più adatta per verificare i risultati ottenuti dai learner: test, simulazioni, prove sul campo, etc…
04. Scelta dei tutor
In questa fase vengono scelti anche i lavoratori più adatti a partecipare a questo percorso formativo. Si definisce chi dovrà coordinare la formazione on the job, che potrebbe non necessariamente essere un membro dell’organico, ma un esperto di formazione esterno all’azienda.
Inoltre, vengono designati i dipendenti che dovranno affiancare i learner. In questo caso non si tratta solo di lavoratori con esperienza nel settore e abilità in una o più mansioni, ma è fondamentale anche una buona attitudine all’insegnamento.
05. Valutazione dei risultati
L’ultima fase è quella che chiede ai lavoratori di valutare la loro esperienza di training on the job nel modo più semplice e diretto: un sondaggio. Quest’ultimo, idealmente, dovrebbe venire sottoposto ai lavoratori sia durante il periodo di formazione, sia appena concluso sia a quattro-sei mesi dalla sua conclusione.
Per un’indagine più approfondita può essere utile affiancare alle risposte dei sondaggi un monitoraggio delle prestazioni e della retention aziendale.
Training on the job e la formazione esperienziale
Tra le modalità di applicazione della formazione sul lavoro abbiamo menzionato l’immersività, elemento cardine di un’altra metodologia di apprendimento: la formazione esperienziale.
Ma se il training on the job si serve del contesto lavorativo vero e proprio, la formazione esperienziale procede in modo diverso: si serve di simulazioni in cui il learner dovrà sviluppare o affinare competenze e abilità da trasferire poi in azienda. Questi scenari riproducono non solo una casistica di situazioni che i dipendenti potrebbero trovarsi ad affrontare nella normale routine lavorativa, ma anche situazioni estranee o distanti dal contesto professionale; in questo modo vengono consolidate, per esempio, le competenze di leadership, problem solving, team building.
Un’evoluzione di questa metodologia è il nostro Mixed Reality Learning, che approfondiremo più avanti.
Training on the job: metodologie
Approfondiamo ora le più diffuse metodologie di Training on the job, esplorandone le specifiche peculiarità, gli obiettivi, gli ambiti di applicazione e i vantaggi che ognuna di esse può portare all’azienda.
Potremo così vedere nel dettaglio come la formazione sul lavoro sia tra le più efficaci in termini di velocità di apprendimento e retention.
Coaching on the job
Il coaching on the job è la metodologia di apprendimento degli adulti sempre più diffusa e apprezzata nel mondo della formazione aziendale. Esso consiste in una dinamica, solitamente one-to-one, in cui un coach qualificato e certificato affianca una risorsa in azienda per supportarla nella ricerca di una soluzione a fronte di una criticità specifica. Solitamente, infatti, si ricorre al coaching on the job quando il problema di un singolo dipendente interferisce con i flussi di lavoro di un team, e in qualche modo li rallenta o li danneggia, compromettendo il raggiungimento degli obiettivi.
L’adozione di questa metodologia richiede solitamente il coinvolgimento di un professionista esterno che abbia conseguito le opportune certificazioni richieste per esercitare la professione.
Vantaggi del coaching on the job
Uno dei principali vantaggi del coaching on the job è che consente un elevato livello di personalizzazione, poiché è progettato in funzione delle specifiche esigenze individuali. Questa metodologia si basa sul potere delle domande e sull’efficacia del feedback. La persona, infatti, non viene orientata verso una direzione, ma supportata nell’individuazione o nella creazione della soluzione più efficace in uno specifico contesto. La domanda attiva le principali leve di apprendimento, stimolando la capacità di problem solving e l’adozione di nuove prospettive. Il feedback, a sua volta, restituisce elementi concreti, attuali e misurabili, sui quali intervenire per un’azione di crescita professionale.
Il coaching on the job, inoltre, si rivela particolarmente efficace in situazioni in cui la criticità potrebbe essere latente, o non espressa, ma i suoi effetti pesano già sulle performance. Il coaching on the job, infatti, può essere particolarmente utile quando si deve ri-collocare una risorsa all’interno della stessa azienda con una mansione o con un ruolo diversi.
Un altro vantaggio del coaching on the job è che, per il suo livello di concentrazione, consente in poco tempo di sviluppare nuove competenze, attivando l’apprendimento attraverso un coinvolgimento diretto nella risoluzione dei problemi. Infatti, l’approccio one-to-one, rispetto ad altri metodi di formazione in presenza, riduce sensibilmente i tempi dell’esperienza formativa perché è pensato per rendere immediatamente operativi i professionisti, facilitando l’acquisizione di nuove competenze.
L’adozione del coaching on the job all’interno delle aziende presenta un ulteriore elemento di forza: facilita la diffusione della cultura del feedback all’interno dei team di lavoro, poiché consente di fare esperienza diretta di uno strumento di crescita che esula da valutazioni e giudizi personali.
Un ultimo vantaggio, non certo per importanza, è che il coaching on the job ha degli effetti positivi sulla fiducia in se stessi e l’autonomia dei dipendenti, che vengono chiamati a misurarsi con nuove conoscenze e opportunità in un contesto aperto al confronto.
Possibili limiti
Anche se non si tratta di un vero e proprio limite, il modo in cui è strutturata questa metodologia potrebbe, in certi casi, interferire con la vita dell’azienda; il pieno coinvolgimento della risorsa nel coaching on the job, in termini di impegno e presenza, può interrompere o modificare i flussi di lavoro.
Mentoring on the job
Il mentoring è un approccio che ha radici nella notte dei tempi della Pedagogia. Il mentoring on the job, nello specifico, consiste nel trasferimento di competenze da una persona con molta esperienza a una persona con meno esperienza, direttamente sul posto di lavoro. In casi come Onboarding o Inboarding, ad esempio, l’azienda può individuare una risorsa molto esperta e designarla come mentor, affidandogli la responsabilità della crescita professionale del mentee.
Il mentoring on the job è fondato sulla relazione professionale tra le figure coinvolte; pertanto, è fondamentale che si instauri un rapporto di fiducia. In questo modo la persona in apprendimento può sentire di stare crescendo in un contesto in cui può esprimere dubbi, fare domande, condividere difficoltà e offrire a sua volta un punto di vista nuovo al mentor.
Il mentoring on the job non è pensato per la risoluzione di un problema, quanto per la crescita professionale della persona in apprendimento; viene quindi pensato e progettato come una metodologia formativa a lungo termine. Secondo questa logica, infatti, l’obiettivo del mentoring on the job è quello di investire il tempo e le competenze di una risorsa senior nel rendere sempre più autonoma e specializzata una risorsa junior.
Questa forma di training on the job, proprio perché prevede un contatto così diretto e continuativo tra due professionisti, si rivela efficace solo se vengono rispettati specifici requisiti:
- La compatibilità caratteriale e valoriale tra le persone coinvolte;
- La presa in carico consapevole e responsabile da parte di entrambi;
- La definizione di confini chiari nelle rispettive aree di azione;
- La condivisione degli obiettivi e delle reciproche aspettative.
Il mentoring on the job può essere una metodologia formativa molto efficace se applicata nel rispetto degli elementi analizzati, non solo per le singole persone, ma a beneficio dell’intera organizzazione. La sua messa in atto favorisce la diffusione di un clima di fiducia e di generale propensione alla crescita, nonché un allenamento costante alla leadership nei team di lavoro.
Job rotation
Parliamo, in questo caso, di una metodologia che consiste nella rotazione dei professionisti su diverse posizioni all’interno dell’azienda.
L’obiettivo principale della job rotation è quello di conciliare un ampliamento delle competenze interne con una maggiore flessibilità organizzativa; per questo la sua area di applicazione spazia dai ruoli operativi alle posizioni manageriali.
Vantaggi della job rotation
I motivi del successo della job rotation sono molteplici, soprattutto in termini di vantaggi, sia per l’azienda sia per i professionisti.
Tra questi, i principali sono:
- Estensione delle aree di competenza di ciascuna persona coinvolta, facendo in modo che ogni professionista sviluppi nuove competenze, sia tecniche, sia trasversali;
- Diffusione di un clima di collaborazione in azienda, agevolato da una maggiore comunicazione tra settori diversi;
- Dinamismo e flessibilità organizzativa: la job rotation promuove un modello aziendale pronto al cambiamento e capace di adattarsi a nuove necessità di mercato;
- Aumento della motivazione: i professionisti sono costantemente sollecitati all’acquisizione di nuove abilità, riducendo così la monotonia e aumentando il senso crescita professionale.
A fronte dei notevoli vantaggi di questa metodologia, è bene precisare che una sua applicazione inadeguata può far emergere importanti limiti. Pensiamo, ad esempio, ai costi e al tempo da dedicare a frequenti momenti formativi o di affiancamento; o, ancora, al possibile indebolimento del livello di specializzazione verticale di ciascun dipendente, a vantaggio dell’aumento di competenze orizzontali.
La soluzione, in questo caso, è una giusta misura in termini di applicazione. Durante il corso di questa metodologia di training on the job, è bene che un’azienda bilanci nel migliore dei modi i momenti di rotazione con quelli di sedimentazione delle competenze trasmesse e richieste a ciascun dipendente.
Action learning
L’Action learning è una metodologia di training on the job fondata sull’azione diretta. Parte dal presupposto che imparare sul campo sia più efficace perché velocizza lo sviluppo di competenze come il problem solving e la leadership. Questa metodologia consiste nel coinvolgimento di piccoli gruppi di professionisti in una sfida professionale. Nel ruolo di supervisore troviamo un coach, che sollecita i partecipanti con delle domande stimolo, e successivamente li guida in un processo di indagine e riflessione.
Un altro punto di forza dell’Action learning è sicuramente lo sviluppo della capacità di lavorare in team, nell’analisi condivisa dei casi critici e di possibili soluzioni.
Anche in questo caso, la scelta di una metodologia basata sull’apprendimento diretto è frutto di un’attenta valutazione preventiva: l’Action Learning, infatti, può richiedere un investimento piuttosto alto in termini di tempo e di impegno; a questo è necessario aggiungere i costi economici del coinvolgimento del coach che, quasi sempre, è una figura esterna all’azienda.
Buddy system
Per Buddy system si intende una metodologia di apprendimento basata sulla collaborazione tra due individui. In questa dinamica, le persone coinvolte fungono reciprocamente da Buddy, condividendo l’esperienza formativa.
Un aspetto molto positivo del Buddy system è che la presenza di un buddy (un amico), con cui condividere le responsabilità e gli obiettivi di apprendimento, pone le condizioni per un contesto di sicurezza per ciascun partecipante.
Questo tipo di training on the job si fonda prevalentemente sul supporto reciproco. Lavorare in coppia, infatti, richiede una collaborazione e una comunicazione costanti, favorendo lo sviluppo di una più efficace capacità di reazione agli stimoli formativi. Il Buddy system ha effetti molto positivi anche sulla motivazione, che possono sortire l’effetto opposto nel caso di un contrasto tra le parti coinvolte. Trattandosi di una metodologia fondata sulla relazione, infatti, una situazione conflittuale tra buddies può rallentare o impedire il conseguimento degli obiettivi.
Blended learning
Il Blended Learning, o apprendimento misto, è una metodologia che coniuga le tradizionali forme di formazione d’aula con quelle dell’E-learning. Possiamo definire il Blended Learning come una combinazione delle due modalità, un mix in grado di offrire all’utente tutti i vantaggi degli strumenti digitali e allo stesso tempo il supporto di una formazione in presenza. Il vero punto di forza del Blended Learning è, però, la possibilità di offrire agli utenti un apprendimento fortemente personalizzato, a cui si aggiunge l’opportunità di potersi confrontare tra loro, nonché di chiedere un intervento di approfondimento al docente. Se vuoi saperne di più ti consigliamo il nostro articolo sul Blended learning.
Realtà Aumentata
La formazione in Realtà aumentata è una metodologia che strutta la tecnologia e gli strumenti digitali per amplificare le sensazioni e l’esperienza del learner. La metodologia di apprendimento che ne deriva si basa sull’estensione delle capacità sensoriali dell’utente, che costituiscono gli strumenti peculiari dell’esperienza formativa. Alla luce di questa premessa il principale punto di forza della Realtà Aumentata è sicuramente l’alto livello di interattività offerta, che permette di amplificare la percezione della realtà attraverso strumenti digitali. In questo modo si può dare vita a un’esperienza immersiva molto dinamica e realistica.
La Realtà Aumentata risulta essere particolarmente indicata per l’apprendimento di processi complessi. Inoltre, è bene sottolineare come la formazione in AR possa essere messa in pratica in qualsiasi luogo e in qualsiasi momento, oltre a poter essere svolta individualmente senza l’aiuto di un referente o coach.
Questa metodologia gode del supporto indispensabile di specifici strumenti in grado di elaborare le situazioni e le attività che si vogliono testare e portare all’attenzione del learner.
Se un tempo, però, per avviare un percorso formativo in Realtà Aumentata erano necessari ingenti investimenti nella strumentazione, si pensi ai visori in AR, oggi non è più così. Grazie allo smartphone è possibile assicurare a un numero sempre più esteso di dipendenti e a costi contenuti per l’azienda percorsi formativi che sfruttano tutti i vantaggi dell’AR.
Proprio su questa metodologia si basa il nostro Mixed Reality Learning, di cui trovi un esempio pratico in questo video esemplificativo girato all’interno di un supermercato Despar.
Vantaggi del Training on the job
Attraverso le metodologie descritte abbiamo già individuato i benefici del training on the job, a seconda dei contesti e dei requisiti di partenza.
Concentriamoci ora sui due attori coinvolti: i dipendenti e le aziende, cercando di comprendere meglio le motivazioni per cui scegliere le metodologie di formazione sul lavoro.
Vantaggi della formazione on the job per i dipendenti
Tra i principali vantaggi della formazione on the job per i dipendenti c’è sicuramente:
- L’opportunità di sperimentare in modo diretto e realistico gli aspetti operativi del proprio lavoro, sviluppando o affinando sul campo le capacità di problem finding e solution making;
- La possibilità di fruire un percorso di formazione sul lavoro all’interno del contesto di applicazione, conoscendone le caratteristiche, gli strumenti, le procedure e il mood, il tutto in una modalità dinamica e diretta; a questo si aggiunge la possibilità di individuare eventuali errori e correggerli sul nascere;
- La diffusione in azienda di metodologie di collaborazione tra professionisti di diverse aree e livelli di competenza;
- La valorizzazione di una cultura aziendale basata sull’apprendimento continuo.
Vantaggi della formazione on the job per l’azienda
Vediamo ora i principali vantaggi della formazione on the job per l’azienda:
- Adattamento alle esigenze specifiche dell’azienda: trattandosi di training on the job, i dipendenti sviluppano competenze che rispondono ai bisogni dell’azienda in uno specifico momento;
- Risparmio per l’azienda che non deve sostenere i costi previsti per possibili percorsi di formazione d’aula esterna o di E-learning: solitamente i training si svolgono nel consueto luogo di lavoro;
- Riduzione dei tempi di formazione: lo sviluppo di nuove competenze direttamente sul campo riduce i tempi di apprendimento, saltando il passaggio dell’applicazione di quanto appreso al contesto di lavoro;
- Aumento della produttività: il training on the job consente alle aziende di monitorare in modo diretto il processo di formazione dei dipendenti, accrescendo costantemente le loro abilità, la loro autonomia e solidità nello svolgimento delle mansioni affidate.
Come Frog Learning può supportarti nella tua strategia di training on the job
Vuoi applicare il training on the job nella tua azienda? Anche in questa occasione possiamo supportarti nell’implementazione di percorsi di formazione per i tuoi collaboratori.
Potrai scegliere tra il Mixed Reality Learning, una metodologia innovativa in grado di fondere gli strumenti dell’E-learning con il workplace learning per mezzo della Realtà Aumentata; il Blended Learning che unisce i benefici dell’E-learning con quelli della formazione in presenza insieme a un docente e, infine, corsi E-learning a catalogo o custom, pronti all’uso o personalizzabili dalla A alla Z in base allae tue esigenze formative. ì
Hai ancora qualche dubbio? Sai dove trovarci!
Training on the job: Conclusioni
La formazione on the job è un modo per dare valore a ogni elemento dell’azienda. In primo luogo, ai neoassunti, che possono apprendere e inserirsi nei processi aziendali in modo rapido ed efficace. Allo stesso modo, è utile per i dipendenti dell’azienda interessati a perfezionare il proprio curriculum nell’ottica di un ruolo di maggiore o diversa responsabilità.
La formazione on the job è poi un modo per conferire importanza ai collaboratori storici, il cui comportamento sul lavoro viene portato a esempio durante il periodo di affiancamento.
La crescita delle persone di un’azienda porta nuovo valore alla cultura aziendale e, così facendo, contribuisce alla crescita dell’azienda stessa.
