Sommario
Piano formativo aziendale: cos’è e qual è la sua funzione
Il piano formativo aziendale è un progetto che individua e pianifica le attività di formazione orientate ai dipendenti dell’azienda, al fine di migliorarne o espanderne le conoscenze e competenze. Si tratta di un percorso pensato sul lungo periodo che punta alla crescita personale del singolo come elemento vitale del sistema azienda. Lo si costruisce tenendo in considerazione un numero di anni ben definito e limitato, lungo i quali si articolano in modo consapevole i risultati desiderati dall’impresa, sia per le proprie persone sia per la propria crescita diretta.
Entrando nel dettaglio, questa progettazione deve considerare (o, perlomeno, sarebbe meglio che tenesse in considerazione) una serie di aspetti fondamentali alla sua riuscita. Se infatti i contenuti sono il nucleo di un percorso di crescita professionale, è evidente che trascurare anche uno solo di questi aspetti potrebbe tradursi automaticamente in un problema.
È necessario prendere in considerazione i destinatari di queste azioni formative, stilando una mappatura che permetta di organizzare i contenuti anche in base a una identificazione delle persone a cui il percorso sarà dedicato. Questo perché individuare i target del piano formativo permetterà di lavorare per renderlo il più bilanciato possibile, in modo da non avere corsi e obiettivi troppo generici da un lato, e da non averne di troppo specifici (e quindi, in certi casi, non adatti a ciascun utente) da un altro.
Inoltre è molto utile considerare e mettere a punto un sistema di verifica e di raccolta del feedback, per capire come migliorare contenuti, struttura ed esperienza.
Infine, è bene valutare l’impegno economico previsto per l’intera operazione.
Quali attività prevede?
Un piano formativo aziendale può includere attività che spaziano tra tutti i segmenti della formazione aziendale, siano essi operativi o meno. Può contemplare attività funzionali all’onboarding di nuove risorse, così come corsi di aggiornamento professionale avanzati; non mancheranno attività di potenziamento delle competenze e di ampliamento dello skillset, unite a strategie per migliorare le competenze relazionali, risalendo poi l’organigramma fino a comprendere pacchetti formativi mirati al management.
L’importanza del piano formativo in azienda
Per comprendere appieno l’importanza di un piano formativo aziendale dobbiamo fare un passo indietro e studiare le motivazioni per cui si decide di servirsene.
Nell’immediato, lo scopo di un piano formativo aziendale è offrire ai propri lavoratori la possibilità di acquisire nuove capacità e di migliorare le prestazioni sul lavoro nella posizione che stanno attualmente rivestendo. Ma non solo: può diventare una vera e propria rampa che permette ai lavoratori di sviluppare nuove competenze e intraprendere un percorso di crescita aziendale, sia in funzione di un ruolo di maggiore responsabilità nel dipartimento di afferenza, sia in funzione di uno differente in un altro dipartimento. Questo pone l’accento sui singoli individui e li valorizza, potenziando allo stesso tempo i loro team di lavoro; un potenziamento che – in ultima battuta – si riflette sull’ intera azienda.
Programmare un piano formativo aziendale, quindi, è un po’ come costruire una serra, al cui interno è possibile coltivare le capacità, le professionalità e anche il talento di ciascun lavoratore. Se è ovvio che questa opportunità di miglioramento e arricchimento sia un vantaggio per le persone, è anche vero che può esserlo per la stessa azienda.
Benefici e vantaggi di un piano formativo aziendale
La messa a punto di un piano formativo aziendale è un’operazione che indubbiamente porta due categorie di vantaggi all’azienda, che potremmo definire vantaggi diretti e vantaggi indiretti.
Vantaggi "indiretti" per i dipendenti
Con “indiretti” intendiamo i vantaggi che giovano prima di tutto ai dipendenti, e che, di conseguenza, finiscono per apportare benefici all’azienda stessa.
Tra questi troviamo aspetti di cui abbiamo già parlato, come il miglioramento delle capacità individuali, l’acquisizione di nuove conoscenze, la possibilità di espandere il proprio skillset, sia per estendere le potenzialità del proprio ruolo, sia per muoversi orizzontalmente o verticalmente all’interno dell’azienda.
A queste si aggiunge il miglioramento delle prestazioni lavorative nella posizione già ricoperta, un vantaggio trasversale per il dipendente che è di fatto una diretta conseguenza di quanto appena detto.
In conclusione, è bene considerare anche come i benefici di una formazione continua, pianificata e strutturata, contribuiscano alla creazione di una cultura aziendale dell’apprendimento, che innegabilmente fa da collante tra i dipendenti e tra i dipendenti e il management.
I vantaggi diretti per l’azienda
Questa attenzione alla formazione e alla crescita dei dipendenti rende l’azienda maggiormente appetibile per chiunque sia alla ricerca di un lavoro.
Oltre a ciò, la presenza di una pianificazione formativa a lungo termine aumenta il tasso di retention dell’azienda; questo significa che i lavoratori dipendenti possono percepire l’attenzione per la loro crescita e formazione come una cura da parte dell’azienda nei loro confronti; di conseguenza saranno più portati a prediligere una carriera al suo interno invece di cercare fortuna altrove.
Ovviamente, questa fidelizzazione del lavoratore non è una certezza matematica, e potrebbe venire da pensare che le nuove skill fornite dal piano formativo aziendale possano diventare moneta di scambio per migrare verso altre aziende, chiedendo condizioni economiche più vantaggiose. Se da un lato la possibilità che un dipendente decida di cambiare lavoro è sempre un’eventualità, non bisogna dimenticare che attuare una strategia formativa aziendale sul lungo periodo permetterà quantomeno di evitare che posizioni rilevanti rimangano scoperte per troppo tempo, causando rallentamenti (se non veri e propri danni) ai processi di lavoro: più persone crescono all’interno dell’azienda e più sarà facile sostituire in tempi rapidi i dipendenti che decidono di andarsene.
Puntare su un piano di formazione aziendale rende l’azienda più competitiva su un mercato in perenne evoluzione, facendo affidamento su personale perennemente aggiornato.
Inoltre, individuare le esigenze aziendali e posizionare gli obiettivi che l’azienda si prefigge lungo un intervallo di anni ben definito (per quanto non stretto) è una pratica che aiuta a raggiungere quegli stessi obiettivi; questo avviene anche attraverso il monitoraggio continuo della formazione, reso possibile dalle nuove tecnologie legate all’E-learning.
La scelta di avere personale sempre aggiornato e formato sulle ultime novità, innovazioni e procedure, porta con sé la possibilità per un’azienda di rimanere sempre al passo coi tempi per quanto riguarda i processi di lavoro e di produzione, svecchiando e innovando ove possibile.
Chi redige il piano formativo aziendale?
Il solo fatto di avere una simile pianificazione, tutto sommato, è già un passo avanti verso la realizzazione degli obiettivi, ma non bisogna pensare che realizzare un piano formativo sia un’operazione alla portata di tutti.
Il primo scenario possibile è quello in cui il piano formativo aziendale viene affidato a un responsabile HR interno all’azienda, o a qualcuno che all’interno dell’azienda curi la branca della formazione. Può sembrare la soluzione più ovvia. L’entità e le diramazioni del piano formativo, tuttavia, richiedono quantomeno che il responsabile interno possa avvalersi delle conoscenze del management e dei dipendenti, i cui feedback sono fondamentali per una corretta pianificazione.
Ma è così semplice come sembra? Non sempre, per questo è consigliabile rivolgersi a un professionista esperto esterno all’azienda. A fronte di un investimento, questa soluzione è spesso garanzia di maggiore qualità e cura sia in fase di produzione, sia in fase di sviluppo e supervisione. Il grado di questo intervento, ovviamente, deve essere definito in fase di analisi, ma generalmente le possibilità offerte spaziano dalla creazione del piano fino a una completa gestione dello stesso, con tanto di produzione dei contenuti, presenza dal vivo e consulenza.
Questo secondo scenario, se da un lato garantisce elevati livelli di qualità e rifinitura, rischia però di avere come risultato un piano formativo aziendale troppo spersonalizzato rispetto all’identità aziendale; esiste allora una terza strada, uno scenario ibrido che (a percentuali variabili) coinvolge professionisti esterni del settore e personale interno all’azienda.
Formazione aziendale: le fasi
Affinché un piano formativo aziendale sia efficace, ricordiamo, è fondamentale che sia progettato ad hoc per l’organizzazione a cui è rivolto, che rispecchi dunque la cultura della sua popolazione e tenga conto dei valori che veicola.
È importante specificare che, quando parliamo di popolazione, ci riferiamo a tutte le professionalità e ruoli coinvolti nel processo di formazione.
Per rispondere a questa necessità è doveroso che la progettazione di ogni fase del piano formativo tenga conto di questi elementi nella definizione degli obiettivi, dei contenuti, nonché delle metodologie da implementare.
Fase 1: l’analisi dei bisogni
Per poter redigere un piano formativo su misura è importante valutare la situazione di partenza dell’azienda attraverso l’analisi dei bisogni.
In questa prima fase si raccolgono le informazioni iniziali relative alle persone coinvolte per decidere su quale area intervenire.
L’obiettivo è quello di misurare il gap tra il livello di competenze rilevato e quello in linea con gli obiettivi aziendali.
Sul gap registrato si costruisce il piano di formazione aziendale.
L’analisi dei bisogni è uno strumento estremamente utile ed efficace perché consente di ottimizzare l’investimento dell’azienda nella formazione, individuando le risorse da coinvolgere e le competenze da implementare. Le attività di analisi dei bisogni possono essere effettuate internamente, per opera del responsabile Risorse Umane o Responsabile Formazione, oppure possono essere esternalizzate e affidate a una società di consulenza.
L’analisi dei bisogni prende in esame diversi elementi.
In primo luogo, un’osservazione del contesto aziendale, per far sì che il piano di formazione rappresenti davvero un punto di incontro tra l’organizzazione e la popolazione coinvolta.
In questa fase entrano in gioco tre dimensioni:
- I processi e le persone coinvolte: ovvero chi deve fruire del piano formativo, perché e in che misura;
- Le metodologie da utilizzare: quali sono le più efficaci a seconda del ruolo e degli obiettivi di apprendimento identificati?
- I contenuti: quali sono le aree di competenza su cui intervenire e dunque quali le aree tematiche da inserire nel piano formativo?
Un’altra importante considerazione da fare è legata all’esigenza organizzativa. A seconda che si tratti di un onboarding, di un avanzamento di livello o di un nuovo assetto culturale dell’organizzazione, l’analisi dei bisogni sarà declinata in risposta alle attese dell’azienda e agli obiettivi finali.
Come svolgere l’analisi dei bisogni
Le metodologie da utilizzare per effettuare l’analisi dei bisogni formativi sono molteplici, e, naturalmente, la loro applicazione va ponderata di volta in volta in funzione degli elementi di contesto e degli obiettivi della formazione.
In alcuni casi si utilizza il metodo dell’osservazione diretta all’interno del contesto professionale di riferimento, per monitorare le fasi operative delle attività dei soggetti coinvolti.
In altri casi si sceglie di rilevare i dati utili per la stesura del piano formativo attraverso sondaggi e questionari, generali o mirati per le diverse fasce di popolazione aziendale.
Anche l’intervista è un metodo molto utilizzato e chiama all’azione le persone direttamente coinvolte per misurare la loro percezione dello stato reale delle competenze. Può essere individuale o di gruppo, a seconda dei ruoli o di una selezione a campione
Non da meno, si possono usare anche gli assessment, che comprendono test o simulazioni di casi reali, con l’obiettivo di identificare i gap formativi e predisporre i piani di sviluppo delle competenze.
Fase 2: la progettazione del piano formativo aziendale
L’attività centrale di questa fase è la definizione dell’obiettivo, a partire dal quale è possibile progettare il piano formativo aziendale.
Ricordiamo che, affinché gli obiettivi siano tali e non siano dei semplici desiderata, è fondamentale che siano misurabili in termini di risultati e in linea con i Key Performance Indicator (KPI) individuati.
La progettazione del piano formativo parte da una rielaborazione degli elementi ricavati dall’analisi dei bisogni, a partire dalla quale si definiscono target e contenuti.
Individuati i target e gli obiettivi, è possibile iniziare a lavorare sui contenuti e sulle metodologie.
A seconda delle dimensioni del progetto, il piano formativo può essere unico per tutti o differenziato a seconda dei ruoli.
I contenuti possono essere erogati in aula o progettati per essere fruiti sotto forma di corsi E-learning; o, ancora, è possibile avvalersi della modalità blended, un’integrazione di formazione in presenza con la formazione digitale a distanza, sincrona o asincrona.
Fase 3: l’erogazione del piano formativo
Il piano formativo aziendale può essere articolato in moduli di apprendimento strutturati secondo la metodologia definita.
Quindi, in base a quanto previsto dalla programmazione, le risorse coinvolte potranno svolgere l’esperienza di apprendimento in una delle modalità di fruizione appena citate (aula, E-learning o modalità blended).
I tempi di erogazione sono definiti in fase di progettazione, così come le attività di monitoraggio. In questa fase i lavoratori in formazione potranno già apportare il loro contributo fornendo feedback sulle soluzioni metodologiche intraprese, oltre a un primo riscontro dell’esperienza sostenuta rispetto ai risultati attesi. Questa fase si conclude infatti solitamente con un questionario di apprendimento, che rispecchia il livello di conoscenza di ciascun lavoratore relativamente ai contenuti trattati, e un questionario di gradimento, che invece serve a valutare il docente e l’esperienza di apprendimento in generale.
Fase 4: la valutazione del piano formativo
Come anticipato, questa fase, è deputata alla valutazione dell’impatto del piano formativo sulle persone coinvolte.
I KPI vengono misurati sul breve, medio, lungo termine.
Naturalmente il monitoraggio dell’esperienza di apprendimento varia in funzione della metodologia: aula o E-learning.
La valutazione dell’impatto è un processo fondamentale perché consente di stabilire se è stato colmato il gap di competenze tra situazione iniziale e post-formazione. In sostanza permette di capire se il piano formativo applicato ha funzionato, generando l’effetto atteso.
Come fare un piano formativo aziendale
Le fasi fin qui dettagliate servono a preparare il terreno alla realizzazione del piano formativo aziendale, ovvero la sua redazione.
Una volta individuati il target, le macroaree di contenuto e gli obiettivi, infatti, si passa alla fase procedurale.
In primo luogo, è fondamentale che i macro-temi dei contenuti vengano articolati nel dettaglio, ovvero che si passi attraverso una fase di macro-progettazione, utile a definire nel dettaglio il modo più adatto a organizzare e presentare i contenuti.
Un altro elemento fondamentale riguarda la definizione dell’arco temporale di intervento formativo: per quanto tempo i dipendenti saranno coinvolti nel percorso di apprendimento? Ogni quanto tempo verranno effettuati i controlli attraverso la misurazione dei KPI (Key Performance Indicators)?
Un aspetto che non può essere assolutamente sottovalutato nella redazione di un piano formativo aziendale è la necessità che siano indicati in modo chiaro e inequivocabile tutti gli elementi che lo compongono, dunque:
- Chi sono le persone coinvolte, in quali fasi e per quanto tempo;
- Quali metodologie adottare in assoluto o in funzione dei contenuti o della fase del percorso formativo;
- Quali sono gli obiettivi, ovvero i risultati attesi dall’azienda;
- Quali risorse possono essere utilizzate in termini di competenze e strumenti.
Uno strumento fondamentale in questa fase è il feedback, da applicare al termine di ogni modulo, o a cadenze temporali definite. È utile tenere in considerazione sia le reazioni ottenute delle risorse coinvolte sia da quelle che derivano della divisione aziendale che ha approvato il piano.
Piano formativo aziendale: esempio
Abbiamo visto come ogni singola fase del piano formativo sia necessaria per garantire l’efficacia dello stesso e come i piani formativi possano variare in funzione delle condizioni di partenza, quali: settore, target, ruoli coinvolti, differenziazione di livelli e, naturalmente, rapporto tra gli obiettivi e le competenze individuate.
Ripercorriamo ora due nostre esperienze di progetto formativo aziendale da utilizzare come esempio esplicativo
Academy Venditori Responsabili
Questo primo esempio vede Frog Learning all’opera nel settore Fashion. Vediamo il processo nel dettaglio!
Il primo step consiste in una serie di attività di assessment, focus group e team coach operativo.
I dati emersi sanciscono la necessità di intervenire sul potenziamento delle competenze di venditori e responsabili di negozio.
Il target individuato presenta una differenziazione in termini di background e di seniority aziendali.
Dopo aver individuato le best practice e gli obiettivi di sviluppo si definisce la metodologia: una formula blended articolata in 3 ore di E-learning (fruibili da mobile e tablet in pillole di microlearning), cui è stata integrata un’attività di active learning in store.
Il piano formativo aziendale, pertanto, nel rispetto dei requisiti illustrati, deve mirare ai seguenti obiettivi:
- Strutturare processo di vendita di una categoria merceologica;
- Migliorare la consumer experience in store e digital;
- Migliorare performance di vendita del team;
- Sviluppare competenze su storytelling/storyselling, gestione obiezioni, comunicazione.
Si è poi passati alla stesura di un toolkit di monitoraggio dell’esperienza formativa – un diario di bordo o una weekly checklist, ad esempio – per poi arrivare alla fase di progettazione del piano formativo e di rilascio delle pillole di micro-learning.
L’ultimo step è stato il vero e proprio sviluppo dei corsi E-learning in blocchi interattivi e video con un focus specifico sulla formazione situazionale e dinamiche comportamentali.
Infine, dopo aver implementato le attività previste dal progetto ha avuto luogo la campagna di comunicazione rivolta alla a fornire i dettagli del progetto formativo tramite l’App di comunicazione interna, attraverso video, e-mail e post sui canali social.
Academy venditori e consulenti
Per il secondo esempio che vede coinvolti noi di Frog Learning nella stesura di un piano formativo aziendale ci spostiamo nell’ambito di una multinazionale di vendita all’ingrosso B2B.
Il target individuato include venditori e consulenti ed è molto eterogeneo in termini di: età, background, strumenti utilizzati.
Dall’analisi dei bisogni è emerso che il focus si concentrava sui seguenti obiettivi:
- Rafforzare le competenze dei collaboratori per raggiungere obiettivi aziendali;
- Accrescere il valore del capitale umano;
- Riqualificazione professionale, upskilling e reskilling delle risorse coinvolte.
Anche in questo caso, la metodologia scelta prevede una soluzione blended, con 4 ore di corsi in E-learning (organizzati seguendo una struttura in moduli di microlearning), integrato con attività di assessment ed engagement in presenza.
Passiamo alle attività del piano formativo nello specifico.
Si è partiti dal lancio del progetto formativo interno all’azienda servendosi di un video teaser e di una campagna organizzata sui canali e-mail e social.
A seguire è stata inserita l’attività di macroprogettazione del percorso formativo, che ha poi portato alla progettazione del rilascio graduale, in questo caso in 6 mesi, dei contenuti in microlearning. La fase successiva riguarda le attività di storyboarding e lo sviluppo delle pillole formative in blocchi e video interattivi.
Infine, è stato creato del materiale handbook scaricabile da tutti gli utenti.
Learning advisory Frog Learning
Frog Learning ha progettato per le aziende un servizio che consente di ottimizzare il processo di apprendimento e sviluppo della popolazione aziendale: il Learning Advisory.
L’obiettivo del Learning Advisory è quello di progettare iniziative di apprendimento al fine di elaborare delle esperienze formative di valore per l’azienda e per le persone coinvolte.
Vediamo nello specifico di cosa si tratta.
Il Learning Advisory:
- Declina l’apprendimento nelle fasi operative e quotidiane dell’azienda;
- Mira alla progettazione di piani di formazione customizzati tramite un’accurata analisi dei bisogni;
- Permette all’azienda di crescere in modo sostenibile, incrementando la produttività, l’efficienza e il benessere delle risorse.
Quali sono dunque i punti chiave del servizio?
- Learning experience design: definire e progettare la strategia E-learning all’interno dell’ecosistema di apprendimento in coerenza con gli obiettivi aziendali e i valori;
- Progettazione di Academy Aziendali: consulenza strategica nella progettazione e nello sviluppo di percorsi di apprendimento (sia digitali sia blended) per rispondere all’esigenza di upskilling e reskilling;
- Train the Trainer: erogare formazione e supporto ai referenti aziendali che utilizzano le soluzioni di apprendimento digitale per renderli autonomi nella produzione interna di corsi E-learning.
Non resta dunque che prendere in considerazione i vantaggi!
In primo luogo, l’aumento della produttività: maggiori competenze, infatti, migliorano le performance e il livello di motivazione dei lavoratori, aspetto che va totalmente a beneficio degli obiettivi aziendali.
Non bisogna poi sottovalutare la possibilità di una riduzione dei costi: se la formazione si rivela efficace può essere riutilizzata, con opportuno adattamento, consentendo un ridimensionamento delle risorse aziendali e dei tempi di investimento;
Il suo ultimo vantaggio, ma non certo per importanza, è il modo in cui l’apprendimento continuo in azienda migliora nei lavoratori la percezione di sé e del proprio operato, favorendo il loro coinvolgimento, la loro fiducia nell’organizzazione nonché il loro senso di appartenenza.
Cosa fare ora? Non resta che contattarci per saperne di più!
