Sommario
Intranet UX: perchè è così importante?
Perché l’utente si trovi a suo agio nell’uso della intranet è fondamentale che la consideri qualcosa di utile; meglio ancora: qualcosa di piacevole da usare.
L’esperienza utente (o User Experience, o UX) è uno dei punti chiave dello sviluppo di qualsiasi prodotto: migliore sarà e maggiori saranno le possibilità che quel prodotto venga utilizzato, promosso e diventi infine un prodotto di successo. Per le intranet vale lo stesso ragionamento.
Abbiamo già visto che sulla intranet viaggiano tre aspetti fondamentali dell’azienda:
- Comunicazioni tra dipendenti e tra dipendenti e azienda;
- Condivisione di documenti di lavoro e pianificazione dei flussi lavorativi;
- Creazione della cultura aziendale.
Uno strumento che facilita e potenzia questi tre aspetti avrà come risultato un aumento della coesione interna e un’accelerazione dei processi di lavoro.
L’efficienza, e quindi il successo dell’azienda, dipendono in maniera quasi diretta dalla soddisfazione dell’utente impegnato nei vari passaggi della sua crescita.
I problemi di una cattiva Intranet Usability
Accanto ai piccoli problemi delle intranet, ai bug quotidiani, alle sviste di design che possono infastidire l’utente, ci sono dei macro-errori di progettazione che rischiano di guastare la UX. Vediamone alcuni tra i più critici:
L’eccessiva standardizzazione
La standardizzazione può essere un vantaggio in certi settori dell’azienda, ma non lo è quando si tratta della progettazione di una intranet.
È vero che ci sono tanti template già pronti e calibrati su generici reparti aziendali, ma non saranno mai calibrati per uno specifico reparto in una specifica azienda. Si può partire da una struttura preimpostata, ma è poi necessario intervenire apportando le dovute modifiche e personalizzazioni.
Un’attitudine marketing fuori luogo
I dipendenti di un’azienda conoscono la realtà per cui lavorano, i suoi prodotti, i suoi brand. È giusto che ricevano informazioni e aggiornamenti, ma è meglio che l’iniezione di marketing alla intranet si fermi lì. Niente titoli o etichette accattivanti o inventate! Meglio prediligere la chiarezza, così da non disorientare l’utente e non fargli perdere tempo. In fondo non è a lui che l’azienda deve vendere.
La difficoltà nel reperire quel che serve
Uno degli aspetti fondamentali delle intranet è anche quello che viene più spesso trascurato, quantomeno a livello di potenza ed efficienza. Parliamo del motore di ricerca, vera e propria bussola di un portale in cui i contenuti sono destinati a crescere esponenzialmente. E dal momento che i flussi di lavoro si appoggiano su questi contenuti, più è lungo e complicato recuperarli, più lunghi saranno i tempi di lavoro. E probabilmente il lavoro finale non sarà ottimale.
Un buon motore di ricerca e un’utenza istruita sull’organizzazione dei documenti, invece, renderanno facile e rapido recuperare qualsiasi tipo di contenuto dalla vostra intranet.
Una progettazione troppo contorta
Nell’organizzare le varie sezioni di una intranet aziendale non bisogna mai perdere di vista la semplicità della navigazione. Architetture eccessivamente convolute rischiano di penalizzare la navigazione dell’utente e allontanarlo dall’uso di uno strumento così potente.
Data Driven e User research: come aumentare l’engagement e migliorare la Intranet UX
Per migliorare la propria intranet e continuare a migliorarla nel tempo, dunque, quello che serve è un approccio data-driven, ovvero che incamera e analizza i dati, per poi usarli come guida nelle decisioni.
Ma quali dati?
È ancora l’utente che ci viene incontro, dimostrando ancora una volta di essere la chiave di volta di tutta la struttura.
La User Research è infatti lo studio dell’interazione utente-prodotto; analizza il comportamento dell’utente, i suoi bisogni e le sue motivazioni. Utili sia nella fase preliminare di progettazione, ma anche con il procedere della vita della intranet, queste informazioni possono venire raccolte tramite interviste, sondaggi e valutazioni di altro genere e hanno lo scopo di affinarne l’usabilità.
Se raccolti su base quotidiana, i dati diventano anche un elemento molto utile per aumentare l’engagement dell’utente con la intranet. Tutti i dati? Probabilmente no, ma alcuni tra i più importanti sono:
- Numero di pagine uniche visitate;
- Tempo di permanenza sulla pagina e profondità dello scroll;
- Risultati delle ricerche (o meno);
- Elementi cliccati.
Altri pratici consigli per ottimizzare la intranet UX
Oltre a evitare una cattiva usability e all’impiego dei dati raccolti, ci sono alcuni importanti accorgimenti che possono migliorare l’esperienza utente, ad esempio:
- Una homepage immediatamente comprensibile, per quanto riguarda l’organizzazione dei contenuti, il loro rapporto con gli elementi grafici, la loro leggibilità in senso stretto (a partire dalla scelta dei colori);
- La presenza di elementi grafici, perché è vero che i contenuti non devono essere appesantiti, ma accompagnare le pagine con foto e immagini le renderà gradevoli e farà sentire a proprio agio l’utente;
- I contenuti sempre nuovi, non solo comprensibili quindi, ma anche aggiornati con regolarità, così che l’utente percepisca la intranet come uno spazio che avrà sempre qualcosa da dargli;
- La possibilità di accedere da dispositivi mobile;
- L’attenzione al lavoro da remoto, e dunque una intranet ottimizzata, cloud-based e che risponda alle diverse esigenze dei team aziendali;
- Uno stile in linea con il brand aziendale, così che gli utenti percepiscano la intranet come qualcosa di ufficiale fin da subito.
Intranet UI: l'importanza di curare il design della piattaforma
Data l’importanza della intranet per l’azienda, non possiamo considerare trascurabili, o secondari, i fattori estetici.
Le numerose funzionalità della intranet fanno sì che al suo interno si svolga una vasta serie di attività, da sviluppare, condividere, implementare. Senza dubbio l’aspetto estetico ha un certo peso nell’esperienza degli utenti, che sono maggiormente e più piacevolmente sollecitati a prendere parte non solo alle attività necessarie, ma anche a quelle di condivisione più prettamente social o relazionali.
Per quanto l’estetica abbia le proprie logiche legate al gusto personale, nel caso della user interface possiamo piuttosto spostare il focus su aspetti grafici che facilitino la user experience, rendendola più snella, facile e dinamica.
La conoscenza degli utenti come primo ingrediente per una buona Intranet UI
Abbiamo già visto come il principale obiettivo di una intranet sia la comunicazione e la cooperazione tra dipendenti, collaboratori e talvolta clienti di un’azienda. Questo implica una trasmissione continua di dati e un flusso piuttosto denso di attività che richiedono partecipazione e coinvolgimento di tutti gli utenti.
All’interno di questo quadro emerge la necessità di rendere prioritari tutti gli aspetti legati alla user experience.
Tra questi entra in gioco anche la user interface basata su un design di alto livello.
Attrarre gli utenti di una intranet con un buon design significa soprattutto offrire loro un ambiente di lavoro virtuale che sia quanto più possibile in linea con le loro attività, i ruoli, gli obiettivi, il mood aziendale.
Per questo motivo, anche per la progettazione dell’interfaccia grafica il punto di partenza è la conoscenza degli utenti.
Chi sono?
Cosa fanno?
Per quali attività utilizzano la intranet?
Ogni aspetto grafico, a partire dalla scelta del layout, deve facilitare la user experience.
Porsi le giuste domande
L’obiettivo finale è che l’utente si muova in uno spazio di lavoro in cui sia in grado di navigare senza intoppi, e in cui il reperimento di informazioni sia facile, veloce e intuitivo.
Affinché questo accada è essenziale che l’architettura del prototipo, derivante dai risultati dei test, non perda mai di vista la funzionalità dell’estetica rispetto alla usability.
Come?
Ponendosi ad esempio delle semplici domande:
- L’estetica aiuta l’utente a trovare subito quello che cerca?
- La grafica supporta gli obiettivi della intranet?
- Il layout in che modo migliora la usability?
- E lo fa per tutte le funzioni della intranet?
Come bilanciare Intranet UX e UI?
Il test di usabilità pone le basi per la progettazione di un’interfaccia che sia un punto di incontro tra funzionalità ed estetica di una intranet.
Grazie infatti ai risultati raccolti in questa fase si possono inserire elementi grafici specifici che contengano richiami al brand o che facciano parte del brand manual dell’azienda.
Poiché la intranet contiene e gestisce una percentuale importante dei flussi di lavoro quotidiani di un’azienda, è fondamentale che anche gli aspetti estetici che la caratterizzano siano coerenti con l’identità e i valori che l’organizzazione intende trasmettere.
Il senso generale di questo equilibrio tra usability e interfaccia grafica è che l’utente deve riconoscere l’azienda attraverso quanti più elementi possibili, in un quadro generale in cui il comune denominatore è il tone of voice dell’organizzazione stessa.
La funzionalità, i servizi, ogni applicazione presente nella intranet, rispondono sì a esigenze di gestione di flussi complessi, ma hanno anche l’obiettivo di ricalcare il senso di appartenenza all’azienda.
Quindi è fondamentale che la user interface di una intranet non presenti discrepanze rispetto alla sua usability.
Usabilità ed elementi grafici sono due aspetti da calibrare e armonizzare all’interno dell’architettura di una intranet, affinché quest’ultima possa godere di tutti i vantaggi ricavati dal binomio User Experience-User Interface.
Il tutto deve poi essere adeguatamente declinato secondo le caratteristiche valoriali e operative dell’azienda.
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