Intranet di successo: 12 consigli + 1 (il più importante)

L’evoluzione delle funzionalità della intranet nel tempo ha reso sempre più evidente l’obiettivo per cui è stata creata: rendere più diretto ed efficace il canale di comunicazione tra l’azienda e i suoi dipendenti. La logica iniziale di pubblicare informazioni utili e notizie ha gradualmente aperto le porte a un dialogo a più voci, in cui anche l’utente può avere un ruolo attivo, nei limiti delle sue aree di accesso. Ma quali sono gli aspetti su cui far leva per una intranet di successo e davvero incentrata sull’utente?

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Intranet di successo

Sommario

Focalizzati sui principali obiettivi di business per una intranet di successo

La intranet aziendale risponde prima di tutto all’esigenza di semplificare i processi. Per questo è importante che le sue funzionalità e i suoi contenuti siano sempre allineati con i principali obiettivi aziendali. In questo modo l’utilizzo da parte dell’utente risulterà più funzionale e snello, anche in termini di risparmio di tempo e risorse.

Assicurati che la intranet sia supervisionata da figure competenti

A seconda delle dimensioni dell’azienda emerge la necessità che l’utilizzo della intranet sia supervisionato da figure competenti che ne evitino un uso poco in linea con gli obiettivi della dirigenza. Un primo passo verso questa direzione è sicuramente l’assegnazione e il limite di accesso che consentono all’utente di muoversi solo all’interno di aree di suo interesse e utilità. Questo processo è ulteriormente facilitato dalla supervisione dei responsabili di settore che si occupano della pubblicazione e destinazione dei contenuti. Non è previsto un vero monitoraggio delle attività dei dipendenti, ma una giusta impostazione in termini di accessibilità e suddivisione in aree di competenza indirizza sicuramente a un uso corretto ed etico della intranet aziendale.

Consigli

Adotta un approccio graduale ed evita il sovraccarico informativo

Può capitare che l’eccesso di entusiasmo per l’adozione di una intranet possa determinarne un uso poco proficuo. Per far sì che la intranet venga usata con competenza e faciliti davvero i processi aziendali l’approccio più efficace è sicuramente quello di investire nella formazione del personale/utenti affinché impari a usarla in modo graduale: un sovraccarico di informazioni può portare rapidamente al burnout.

Incoraggia la condivisione di idee e il divertimento

La collaborazione è il motore centrale di una intranet, quindi sin dalla fase di formazione del personale è importante diffondere la cultura della condivisione di idee, come elemento che, a sua volta, si pone al centro della cultura aziendale.

Possono aiutare anche situazioni divertenti in cui coinvolgere gli utenti. È possibile creare giochi, piccoli concorsi interni a premi o semplicemente invitare le persone a inserire anche aspetti più personali relativi ai loro interessi o ad attività svolte al di fuori del lavoro.

Intranet aziendale cos'è

Scegli una intranet che somigli alla tua azienda

La cultura aziendale deve emergere in quanti più aspetti possibili, persino nella scelta di un software. La intranet è uno strumento che accompagna e guida tutto il flusso di attività di un’organizzazione, dall’onboarding all’assessment, dal reperimento di informazioni all’esperienza utente più attiva e partecipe o social. Per questi motivi deve rispecchiare il profilo aziendale e rappresentare con coerenza il tipo di cultura di cui sono frutto i contenuti che comunica e la loro gestione.

Investi nella ricerca utente

Se vogliamo che l’utente sia veramente centrale è necessario un accorgimento ulteriore. L’esperienza utente è uno dei fattori determinanti di una Intranet di successo, ma per progettarla in modo da massimizzarne la funzionalità diventa necessario fare un passo indietro fino al momento della creazione della intranet.

La profilazione dei propri utenti, tramite intervista diretta o definizione delle proto-persone assieme alla dirigenza, diventa quindi un elemento fondamentale per una intranet di successo, che permette un grado di sartorialità molto più preciso, da cui deriverà un sensibile incremento di efficacia. Questo, infatti, permette un livello di personalizzazione molto più aderente all’utente effettivo.

Scegli un sistema di autenticazione rapida per una intranet di successo

Mettere l’utente nelle condizioni di utilizzare uno strumento è la via migliore perché questo strumento venga sfruttato a dovere. Il primo ostacolo, in questi casi, è il login; username e password sono quelle cose che si dimenticano in fretta e a ogni tentativo di recupero sale la frustrazione e cala la voglia di usare la risorsa che tanto fa penare.

Un sistema di autenticazione come il Single Sign-On garantisce un accesso sicuro, rapido e privo di stress per l’utente.

Servizi Intranet

Organizza gli accessi

Una intranet aziendale non sarà mai grande come Internet, ma questo non vuol dire che sia un sito di poche pagine, specie al crescere delle dimensioni dell’azienda. Una intranet di successo aiuta ogni utente a orientarsi al proprio interno, e lo fa non solo organizzando i contenuti in modo chiaro.

Una attenta gestione delle autorizzazioni, infatti, impedisce che ciascun utente di una intranet aziendale possa perdersi al suo interno, mostrandogli tutte e solo le sezioni che possono essergli utili, a partire dalla sua area riservata.

Intranet di successo: rendi il tutto personalizzabile

L’area riservata è solo la punta dell’iceberg della personalizzabilità di una intranet aziendale, ed è forse quella più ovvia. I dati del singolo dipendente, che siano visibili solo a lui o a tutti gli altri colleghi, sono i contenuti più ovvi lasciati ad appannaggio dell’utente.

Una intranet di successo dà potere ai suoi utenti di organizzare i contenuti in modo da poter decidere cosa voler vedere nel momento in cui accede alla intranet. Un calendario con gli impegni? Gli annunci della bacheca dei dipendenti? Le nuove proposte di formazione aziendale? La classifica interna dell’ultimo corso gamificato?

O anche il software per le conferenze, o il social network interno.

O una serie di shortcut alle sezioni e/o ai documenti più utili per il lavoratore.

Ogni elemento la cui presenza viene lasciata al dipendente è un mattone in più sulla strada dell’efficacia.

E questo non si limita, ovviamente ai contenuti, ma anche all’aspetto grafico.

Verifica (di continuo) l’usabilità dell’interfaccia utente

L’occhio vuole la sua parte, è vero, ma un’interfaccia grafica dev’essere prima di tutto funzionale, pratica, reattiva e comprensibile.

Una intranet aziendale, soprattutto una intranet aziendale efficace, è una realtà in continua evoluzione e non è da escludersi che questa evoluzione coinvolga anche l’interfaccia grafica.

Abbiamo già detto che la reazione principale di un utente davanti a un problema di tipo tecnico è la frustrazione, e la frustrazione porta rapidamente alla perdita di interesse e all’abbandono di strumenti problematici, fossero anche i più utili al mondo.

È quindi necessario che l’interfaccia utente sia il più possibile usabile e intuitiva, e questo richiede che venga testata più e più volte sia prima del varo della intranet, sia ad ogni nuova modifica.

Personalizzazione

Studia il comportamento degli utenti per una intranet di successo

Se vuoi che gli utenti siano veramente il centro della tua intranet, allora studiane il comportamento. Ovviamente non stiamo suggerendo di spiare quello che i dipendenti fanno nello specifico, ma di prestare attenzione agli analytics.

Dove spendono la maggior parte del loro tempo? Cosa risulta loro più ostico? Sfruttano tutti i tool a loro disposizione? Quando, come e quanto interagiscono con gli altri colleghi? Curano la parte social? Cosa sono riusciti a completare più rapidamente? Ma anche quali documenti ricercano, di che strumenti si servono, quali pagine consultano più frequentemente.

Questi dati e altri ancora possono fornire ottimi indicatori su come migliorare la intranet, da un lato, e su come migliorare l’esperienza utente, dall’altro. Perché è sempre bene tenere a mente che una intranet di successo non imbriglia l’utente, ma cerca di trarre il meglio dalla sua condotta.

Per una intranet di successo assicurati un team di assistenza efficiente

Abbiamo detto prima che una intranet efficiente è una intranet funzionale, rapida, reattiva. Bug, arresti improvvisi o tempi d’attesa troppo lunghi non dovrebbero esserci, ma ci saranno. Ecco allora che diventa importante avere un team di assistenza che sia preparato e in grado di risolvere ogni problema in poco tempo, e che allo stesso tempo riesca a guidare gli utenti verso la risoluzione di un problema, il padroneggiamento di un tool o l’apprendimento di una nuova funzionalità.

Se hai bisogno di un team dedicato per l’implementazione e la gestione della tua intranet aziendale siamo pronti ad aiutarti. Non preoccuparti. Abbiamo più di 10 anni di esperienza 😉. Scrivici!

Interfaccia utente

Conclusioni, ovvero un consiglio extra

Una intranet di successo è una intranet che viene utilizzata. Bisogna quindi fare in modo che gli utenti non la etichettino come una specie di gabbia ma la percepiscano come un posto in cui lavorare, comunicare, esprimersi. Un punto d’incontro che può essere loro d’aiuto, migliorando il loro lavoro e permettendogli di dialogare con i colleghi e la dirigenza alla pari.

Invogliare l’utente a usare la intranet parte dal renderla accattivante, funzionale, aggiornata. Senza dimenticare che il buon esempio è sempre il principale traino, specie quando viene dall’alto.

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