Sommario
Intranet on premise: significato
La intranet on premise altro non è che un software di fornitura di programmi informatici gestiti attraverso server locali che si trovano fisicamente nello spazio dell’intestatario della licenza. Tutti i contenuti, dunque, sono all’interno dei server aziendali.
Intranet in cloud: significato
Al contrario della intranet on premise, in questo caso parliamo di un accesso alle informazioni salvate nel cloud tramite la rete Internet, attraverso il browser o l’applicazione.
Intranet on premise: vantaggi vs svantaggi
Più anziana della sua antagonista, la intranet on premise conserva ancora qualche interessante vantaggio per chi ne sottoscrive la licenza:
- Controllo esclusivo dell’azienda su sistemi e dati;
- Flessibilità di integrazione;
- Possibilità di personalizzazione.
Dall’altro lato, però, non tardano ad emergere anche alcuni significativi limiti:
- La sua gestione richiede l’intervento di figure altamente qualificate, quindi l’azienda deve necessariamente affidarsi a professionisti specializzati e dedicati (e questo rappresenta un costo);
- L’investimento economico iniziale: per i servizi on premise è sicuramente richiesto uno sforzo economico maggiore per l’acquisto delle infrastrutture, lo sviluppo e l’implementazione dei sistemi.
Intranet in cloud vantaggi vs svantaggi
In base a quanto detto finora possiamo velocemente dedurre i vantaggi e gli svantaggi anche della intranet in cloud.
- Facilità di accesso alle informazioni: da qualunque punto del mondo purché ci sia una connessione a Internet;
- Convenienza economica e immediatezza nell’implementazione del servizio: viene definito un pagamento on demand e il gioco è fatto;
- Indipendenza delle piattaforme utilizzate dai sistemi in uso;
- Possibilità di accedere da qualunque browser;
- Marginalità del ruolo di uno staff specializzato e dedicato.
L’unico possibile limite, alla luce di quanto detto in precedenza, potrebbe essere una minore possibilità di personalizzazione, risolvibile con un piccolo investimento in un servizio a pagamento.
Trend di mercato: SaaS oppure on premise?
I trend di mercato al momento sembrano esprimere una preferenza verso il cosiddetto SaaS, ovvero Software as a Service, rispetto alla soluzione offerta dalla struttura on premise. Partiamo sempre dal significato delle parole: per Software as a Service si intende in effetti un software fornito come servizio, nella misura in cui è possibile accedervi in modo immediato poiché l’applicazione che contiene è ospitata in un cloud. La motivazione che sembra essere alla base di questa tendenza va sicuramente ricercata nella significativa facilitazione della gestione dei processi aziendali grazie all’accesso da remoto alle applicazioni in cloud. Abbiamo visto infatti come la linea di demarcazione tra le funzionalità della intranet in cloud e quella on premise sia sempre più netta, ponendo la prima sempre più al centro dell’interesse delle organizzazioni favorevoli a una gestione del lavoro più fluida e snella, il cui funzionamento è reso possibile dalla sola possibilità di una connessione a Internet. Un ulteriore elemento di interesse per le organizzazioni, oltre al vantaggio di non avere oneri in termini di manutenzione e aggiornamenti, riguarda la sicurezza dei dati in cloud, garantita dalle certificazioni sempre aggiornate di data protection.
Che versioni offre Microsoft SharePoint?
Tra i software più utilizzati per la realizzazione di intranet spicca senza rivali Microsoft SharePoint, l’applicazione principe della suite Microsoft 365, che sarà già inclusa all’acquisto della licenza. Questa premessa fa già emergere un vantaggio lampante: tutte le funzionalità del software sono integrate con gli altri strumenti della suite Microsoft.
Le principali versioni di Microsoft SharePoint sono SharePoint Server e SharePoint online.
Sharepoint server: definizione
Molto semplicemente, con SharePoint server ci riferiamo alla versione on premise di questo software, quindi all’applicazione deputata alla gestione e alla condivisione dei dati. L’installazione e la manutenzione di Sharepoint sono vincolate dal fatto che i server sono fisicamente interni alla proprietà.
Sharepoint online cos’è
Quando parliamo di SharePoint online ci riferiamo alla versione cloud di SharePoint, il software per la condivisione dei dati e per la collaborazione all’interno delle organizzazioni. Integrata all’interno di Microsoft 365, grazie a SharePoint online è possibile sviluppare la intranet aziendale in cloud. Questo software apre la strada a una maggiore flessibilità dei processi, favorendo l’accesso da qualsiasi dispositivo, soprattutto da qualunque luogo, sia per il controllo dei flussi di attività sia per la condivisione di informazioni e contenuti.
Sharepoint server: Vantaggi vs Svantaggi
Alla luce di quanto anticipato nella sezione relativa alle intranet on premise, possiamo facilmente dedurre che Sharepoint server presenta gli stessi vantaggi e limiti già citati. Per riassumere riportiamo i principali.
SharePoint server:
- Può contenere un numero molto elevato di dati in base alle licenze e agli abbonamenti
- Consente un elevato numero di personalizzazioni.
Tra gli svantaggi è doveroso evidenziare come SharePoint server:
- Richieda un investimento più alto: l’installazione e l’utilizzo prevedono l’acquisto di hardware e di ulteriori licenze;
- Consenta la lettura e la lavorazione dei documenti con le app web solo con la sottoscrizione di una ulteriore specifica licenza, poiché on premise;
- Richieda la presenza di professionisti specializzati, poiché gli aggiornamenti sono controllati dal dipartimento IT dell’azienda proprietaria;
- Incarichi l’azienda stessa della sicurezza dei server, che ne ha la diretta responsabilità;
- Obblighi a una regolazione manuale dell’infrastruttura, per consentire a utenti esterni di connettersi;
- Pecca di scarsa modularità.
Sharepoint online: Vantaggi vs Svantaggi
Data la diffusione e la sempre maggior richiesta di SharePoint online, anche in questo caso è doveroso uno zoom sui principali punti di forza e vantaggi:
- Può essere gestito come software as a service (SaaS) in Microsoft 365;
- Contiene un’importante funzionalità che consente di superare il file system tradizionale eliminando le cartelle condivise sui server e caricando i contenuti direttamente nell’applicazione utilizzata per generarli;
- Grazie ai metadata consente l’integrazione di dati ai file;
- Facilita i processi di gestione grazie alla personalizzazione degli accessi non solo ai documenti ma anche alle cartelle, ai siti secondari, alle web part (ovvero ciascuna unità che costituisce una pagina di SharePoint).
- Consente di generare contenuti e pubblicarli direttamente online;
- Favorisce il contatto e la relazione tra azienda e dipendenti e tra colleghi, non solo per quel che riguarda le attività condivise, ma anche dal punto di vista degli interessi che possono sollecitare conversazioni;
- Da un punto di vista di investimento economico presenta un importante vantaggio: se si ha un abbonamento Microsoft 365 la sua installazione non prevede costi integrativi, poichè la licenza per l’utilizzo di SharePoint online è già inclusa nelle licenze di Microsoft 365.
- L’installazione di aggiornamenti e strumenti operativi è controllata direttamente da Microsoft;
- I dati sono manutenuti secondo standard di sicurezza specifici del settore.
L’unico limite di SharePoint online è che essendo basato interamente sul cloud, nella sua versione gratuita non è in grado di supportare un numero illimitato di dati. La capacità di storage è estendibile con un servizio on demand a pagamento.
Ponendo punti di forza e di debolezza sulla bilancia appare piuttosto evidente il lato da cui pende.
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Sharepoint on premise vs online: in definitiva quale scelgo?
Lo scenario attuale indica una direzione futura orientata verso SharePoint online. Le accelerazioni degli ultimi anni verso modelli di lavoro basati sulla flessibilità e sulla distanza hanno condotto le aziende verso una maggiore consapevolezza rispetto ai vantaggi prodotti da soluzioni gestionali e di cooperazione utilizzabili in tempi e modalità sempre meno soggetti a vincoli e restrizioni di luogo, spazio e quantità. Non meno importante è sicuramente il tema dei costi, che in un rapporto funzionalità offerte/sforzo economico depone decisamente a favore del primo elemento.
Sviluppare una intranet in SharePoint online risponde pienamente, e con sempre maggiori vantaggi, a queste necessità.
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