Intranet per i blue collar: quali soluzioni adottare?

Tra gli strumenti che possono potenziare un’azienda c’è sicuramente una rete intranet. Progettata con attenzione e inserita in modo organico nella routine dei dipendenti, una buona intranet si rivela un vero e proprio trampolino di lancio per tante pratiche interne che possono migliorare non solo la vita aziendale ma anche il suo rendimento. Ma cosa cambia quando l’azienda ha un nutrito comparto di dipendenti operativi sul campo? Come è possibile coinvolgerli in questa realtà così preziosa?

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Intranet Blue Collar

Sommario

A proposito delle intranet aziendali

Le finalità di una intranet aziendale, come abbiamo già visto, coinvolgono sia la sfera operativa che quella sociale.

Da un lato il loro intento è quello di agevolare i processi produttivi, divenendo punto di aggregazione di tutti i materiali, le procedure e gli scambi relativi al flusso di lavoro (praticamente un faldone plenario online); dall’altro promuove e incentiva la comunicazione tra dipendenti e quella tra dipendenti e dirigenza, secondo la logica che un team affiatato faccia bene all’azienda.

Attenzione, però!
Azienda non è solo dirigenza, middle management e impiegati. Non bisogna dimenticare i cosiddetti “colletti blu”.

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Blue collar workers

Il termine “colletto blu” indica la classe operaia, la manodopera specializzata e non, gli autotrasportatori, i ferrovieri, gli artigiani, il personale infermieristico, ecc.

Viene coniato nel 1924, quando il quotidiano locale “Times” pubblicato ad Alden, Iowa, battezzò la classe operaia blue-collar workers per distinguerli dai white-collar workers. Per operare questa distinzione si scelse un dettaglio estetico legato all’abbigliamento: il colletto bianco della camicia degli impiegati contro il colletto blu delle tute degli operai.
Da allora il termine ha gradualmente preso piede – grazie anche alle tante indagini sociologiche che si sono servite di questa immediata distinzione – arrivando così fino ai nostri giorni; pronto a legarsi con uno degli aspetti più sfidanti delle intranet e cioè: come coinvolgere efficacemente i dipendenti che hanno un ruolo operativo?

Colletti blu

Intranet blue collar: come fare?

Una intranet aziendale capace di includere i colletti blu in modo organico ed efficace, e soprattutto senza farlo sembrare un rattoppo, richiede ovviamente di partire (o ripartire) dalla fase di progettazione.

Abbiamo detto più volte che l’utente è il cuore della intranet, ma se l’utente tipo non fosse solo uno bensì diversi? Diventa necessario avere più target di riferimento, fare un’indagine dei bisogni e delle esigenze dei dipendenti più diversificata (con un campione più ampio) e raccogliere quanti più dati utili.
Se la mole di dati può spaventare, la buona notizia è che non si è obbligati a farli quadrare, o ad operare una selezione che non scontenti tutti pur non accontentando veramente nessuno; infatti, intervenendo a livello di permessi sarà possibile selezionare cosa vedrà ogni fascia di utenza e ogni singolo utente.

Oltre a bisogni ed esigenze, durante la fase di sviluppo è molto importante considerare i limiti e i potenziali problemi di questa fascia di lavoratori, che potrebbero non essere completamente a proprio agio con alcuni aspetti delle nuove tecnologie o del web. Per questo è importante da un lato offrire un percorso formativo che li metta nelle condizioni di possedere le competenze minime per l’uso della intranet, e dall’altro abbassare il livello di complessità realizzando una struttura che sia il più possibile comprensibile.

Quindi, quello che vale per l’analisi preliminare vale ovviamente anche per il testing della piattaforma finita, che dovrà tenere conto di quanto indicato finora. I feedback così ricavati saranno fondamentali per ottimizzare la intranet.        

Intranet blue collar: vantaggi

I vantaggi di questa “nuova” intranet onnicomprensiva sono gli stessi della intranet “classica”, ma portati al 100% del loro potenziale.
Prima di tutto, raggiungere i lavoratori con la intranet ha in sé un valore inestimabile: quello di amplificare il loro senso di appartenenza. Ricevere informazioni, essere chiamati a dire la propria, dare una mano quando possibile o poter semplicemente comunicare con i colleghi in sede “fa squadra”, aiutando a smantellare l’impressione dei lavoratori di essere lasciati da soli.

L’aspetto comunicativo ne esce potenziato, sostituendo le modalità più in voga fino a qualche decennio fa: il passaparola, le circolari affisse in qualche bacheca polverosa, o ancora inviate a improbabili indirizzi e-mail scarsamente controllati. Come conseguenza, abbiamo miglioramenti anche sul versante collaborativo, dal momento che la intranet aiuta a creare un primo contatto tra i colleghi di altri reparti, facilitando nello svolgimento del proprio lavoro.

Avere poi un unico luogo in cui recuperare tutte le informazioni necessarie alle proprie mansioni, come le procedure, i contatti utili, la programmazione e la timeline dei processi lavorativi (o, in certi casi, proprio il fatto di avere un luogo simile) è poi, senza dubbio, uno strumento utile a prescindere dal lavoro svolto.

I vantaggi, ovviamente, raggiungono anche il fronte della formazione, ad esempio permettendo l’accesso a un percorso formativo misurabile su un LMS aziendale.

Intranet blue collar: svantaggi

Avere una intranet che includa al 100% i lavoratori di un’azienda difficilmente può portare con sé degli svantaggi. Ci sono, casomai, delle problematiche da risolvere, dei piccoli intoppi da un punto di vista culturale e tecnico, ma niente che non possa essere gestito con un po’ di pazienza e un piccolo investimento.

Intranet blue collar

Intranet blue collar: il problema dell’accesso

L’aspetto su cui è bene fare molta attenzione è la gestione dell’accesso alla intranet.

Come è facile intuire, difficilmente si assisterà, tra queste fasce di lavoratori, a una situazione come quella che si può trovare in un ufficio, in cui ogni impiegato ha una propria postazione, o dove comunque c’è un numero di postazioni in condivisione piuttosto elevato.

I lavoratori possono trovarsi in situazioni di scarsa copertura tecnologica, in cui c’è un solo computer a disposizione, come può essere nel caso di un punto vendita; alternativamente, i computer possono non essere presenti nel quadro lavorativo, come può accadere nel caso di una compagnia di trasporti.

Le soluzioni sono poche ma efficaci.

Accedere da una postazione condivisa

Quella della postazione condivisa è una modalità di accesso alla intranet che privilegia il lavoratore (anche eventualmente delocalizzato), inserito all’interno di un contesto ben definito: pensiamo agli operai di un’officina, ai commessi di un negozio o al personale di cassa di un supermercato.

Se esiste un ambiente lavorativo di riferimento, plausibilmente esiste anche un’area (un angolo, una stanza, un guardaroba) in cui è possibile collocare un dispositivo che permetta ai lavoratori di effettuare l’accesso alla intranet; può essere un PC, un totem (forse non proprio comodissimo), ma anche un tablet, sicuramente meno ingombrante e più pratico, considerato che il tempo da dedicarvi potrebbe non essere tantissimo.

Un simile livello di condivisione necessita di un lavoro molto preciso per quanto riguarda gli accessi, l’autenticazione e la privacy.

Fabbrica

Accedere da mobile

La seconda possibilità è quella dell’accesso da dispositivo mobile del lavoratore.

Si parla di Bring Your Own Device (BYOD), uno degli ultimi trend del mondo del lavoro che in parte è un’attitudine e in parte una vera e propria modalità operativa. Impensabile anche solo quindici anni fa, grazie alla diffusione capillare di smartphone e tablet, la possibilità di scegliere il dispositivo su cui lavorare è oggi una realtà.

Effettuare l’accesso dal proprio smartphone o tablet mette in mano a qualsiasi lavoratore, vicino o lontano, fisso o in mobilità, un punto di accesso alla intranet aziendale. Non solo. Gli permette di farlo da un dispositivo con cui ha già confidenza e che usa su base quotidiana, aspetto che elimina il problema (quasi sempre minimo, ma che in certi casi può rivelarsi un ostacolo) di imparare come funziona.

La moneta di scambio ha – come tutte le monete – due facce:

  • L’esigenza di ottimizzare la propria intranet per i dispositivi mobile, pena la totale assenza di usabilità;
  • La necessità di rivedere le policy aziendali sull’accesso per consentire a chiunque di accedere da qualunque luogo si trovi e da qualunque dispositivo intenda usare. Questo, tuttavia, espone la intranet a problemi di sicurezza, richiedendo quindi lavori di potenziamento sul versante della cybersecurity.

Intranet blue collar: quale accesso scegliere?

La risposta, come sempre, è “dipende”: dalle dimensioni e dal modello di business dell’azienda, ad esempio; dal budget a disposizione; anche e principalmente dalle esigenze.

La postazione condivisa (totem o pc) permette una riduzione dei costi perché non richiede una intranet responsive, ovvero in grado di adattarsi visivamente al dispositivo da cui si effettua l’accesso. Inoltre, con accessi da dispositivi autorizzati e controllati, anche la sicurezza dei dati aziendali è meno esposta a buchi e rischi. 

Di contro, l’accesso BYOD permette di avere una vera e propria rete di lavoratori, pronti per qualsiasi evenienza, cosa che – tra i tanti vantaggi già elencati – vuol dire mettere a disposizione di manager, dipendenti o lavoratori, le informazioni che gravitano attorno l’azienda, in maniera agevole e immediata.

Ovviamente, come accade sempre in questi casi, è contemplabile anche una via ibrida, che lascia aperta ogni possibilità senza perdere nessuno dei vantaggi offerti.

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Ed ora?

Devi sviluppare la tua intranet aziendale per farla diventare un valido strumento di supporto per tutti i tuoi dipendenti? Oppure vuoi espandere il potenziale di una già esistente per fare in modo che i tuoi lavoratori, al suo interno, si sentano più a casa?
Noi di Frog possiamo aiutarti a svilupparla. Scrivici!

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