E-learning: meglio outsourcing o insourcing?

La formazione del personale è un aspetto fondamentale per la crescita di un’azienda, per il suo funzionamento e, quindi, per il suo successo. Gli investimenti, in questo senso, crescono anno dopo anno muovendosi essenzialmente lungo due direttive principali: l’E-learning sviluppato in modalità outsourcing o insourcing. Scegliere tra corsi E-learning sviluppati internamente o esternamente è un passo importante, ma ancor più importante è capire, a monte, quale delle due strategie sia più adatta alla propria azienda e per quale motivo. Ci sono diversi aspetti da tenere in considerazione e il più ovvio, vale a dire il costo, non è il solo discriminante; né il più importante.

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Sommario

Quando un'azienda dovrebbe produrre corsi E-learning insourcing?

L’aspetto principale di un corso E-learning prodotto in house è forse il completo controllo sul design e sullo sviluppo. Perché questo sia possibile, tuttavia, è necessario che l’azienda disponga almeno di un Instructional Designer e uno sviluppatore E-learning; e quando diciamo “disponga” intendiamo dipendenti pagati per curare dalla A alla Z ciascun corso di formazione dell’azienda o, caso certo non ottimale, dipendenti assunti con mansioni differenti che si prendano anche in carico la produzione della formazione aziendale in E-learning.

Questo permetterà un elevato grado di personalizzazione del corso, grazie anche alla maggiore confidenza del team con i contenuti da trasmettere.

Vantaggi e svantaggi della produzione E-learning insourcing

Dopo una prima panoramica, vediamo nel dettaglio i principali vantaggi e svantaggi di un E-learning sviluppato internamente all’azienda.

Tra i vantaggi abbiamo, sicuramente:

  • La possibilità, in qualsiasi momento della produzione, di mantenere un elevato controllo sui contenuti e sul modo in cui questi vengono erogati ai propri dipendenti;
  • La possibilità di creare uno standard di produzione, sia in termini di procedure sia di qualità contenutistica ed estetica;
  • La certezza che informazioni private vengano mantenute tali.

Le principali difficoltà, invece, sono praticamente tutte collegate al fatto che prima o poi è necessario che questo team interno di specialisti dell’E-learning venga creato, e dunque che le persone giuste vengano selezionate, assunte, formate e dotate di strumenti e software adeguati. Si parla quindi di un investimento di tempo e denaro a monte per abbattere i successivi, e non è detto che questo sia sempre possibile per un’azienda.

Oltretutto, per giustificare la creazione e il mantenimento di questo team, è necessaria la sicurezza di un certo flusso produttivo di corsi E-learning, e non è così scontato che una media azienda abbia queste esigenze, specie nei primi tempi di questo sodalizio.

responsive design corsi e learning

Quando è meglio esternalizzare la produzione e richiedere una consulenza E-learning?

Può così accadere che l’E-learning in house non si riveli la soluzione ideale per un’azienda. A questo punto diventa interessante  chiedersi quali siano le variabili in gioco e che peso abbiano nella scelta di una soluzione outsourcing rispetto alla produzione in house.

Un primo elemento da considerare potrebbe essere l’eccessivo effort richiesto ai team interni, già oberati e carichi di attività e scadenze: delegare la produzione di E-learning a un team esterno alleggerirebbe il loro carico di lavoro, consentendogli di concentrarsi al 100% sulle loro mansioni principali.

Un altro fattore di non poco conto è che spesso il personale ha difficoltà a rispondere a una massiccia richiesta di produzione di corsi, a causa di carichi di lavoro su altri progetti o di altre attività a cui dare la priorità. Una situazione in cui difficilmente l’azienda potrà dedicarsi alla produzione di corsi E-learning in prima persona. 

Non va inoltre escluso che per scelta aziendale, in un dato momento, si decida di non investire su una business unit deputata all’E-learning, soprattutto considerando che le tempistiche di formazione di un team interno potrebbero essere troppo lunghe rispetto ai tempi che l’azienda si è data.

Questi sono solo alcuni dei motivi per cui la soluzione in house può non essere ideale; la soluzione, a questo punto, è quella di delegare creazione e sviluppo dei corsi a professionisti della formazione. In questo caso si parla di esternalizzazione, o anche di outsourcing.

Un professionista già formato ed esperto nel suo settore è sicuramente una risorsa pronta a intervenire fin da subito, senza bisogno di formarlo prima. Non solo, bisogna considerare anche che la creazione di un team interno di esperti di formazione potrebbe non essere particolarmente efficace per le piccole e medie imprese, dal momento che è plausibile pensare che non si tratterebbe di formatori dedicati ma di dipendenti che svolgono anche un altro lavoro nell’azienda, cosa che impatterebbe in modo problematico su entrambe le qualifiche.

Un esperto di formazione esterno all’azienda, invece, può dedicarsi esclusivamente alla realizzazione del corso, concentrandosi sul risultato finale.

Vantaggi vs Svantaggi della produzione corsi E-learning in Outsourcing?

Alla luce di quanto detto finora, viene spontaneo fermarsi a riflettere sui reali vantaggi della produzione di corsi E-learning in outsourcing. Sono molte, infatti, le scelte riportate dalla casistica che vertono verso un’esternalizzazione della produzione nell’E-learning. Cerchiamo dunque di capire perché la produzione di E-learning in outsourcing diventa la soluzione migliore, soprattutto sul lungo termine.

Da una panoramica dettagliata della produzione in outsourcing possiamo facilmente individuare tra i vantaggi:

  • La completezza dello skillset necessario per la realizzazione di ogni esigenza formativa dei dipendenti, cosa molto meno scontata quando si parla di un team di formatori interno all’azienda.
  • La differenziazione dell’offerta relativamente a un prodotto che si rivela maggiormente curato da un punto di vista di sensibilità grafica, metodologia e soluzioni tecnologiche, sia in termini di prodotto formativo da sottoporre alle proprie risorse in azienda, sia in termini di interfaccia grafica e di soluzioni tecnologiche;
  • L’effort di lavoro del team interno risulta alleggerito. Questo chiaramente dipende molto dalle dimensioni dell’azienda e dai volumi dei progetti, ma poter affidare parte del lavoro a un braccio esterno che alleggerisca il carico e apporti nuovi approcci e proposte può rivelarsi molto utile e conveniente.

Potrebbe essere considerato uno svantaggio il fatto che i dati aziendali transitino verso l’esterno, è vero. Tuttavia, non si tratta di nulla che non possa essere definito e regolato, nonché tutelato, in fase contrattuale!

Intranet UX UI

Ed i costi?

Come dicevamo inizialmente, il costo di ciascuna di queste strategie non è tra le discriminanti più importanti, poiché dipende da fattori differenti.

Ad esempio, avere un team di dipendenti che si occupi anche della produzione di corsi E-learning può essere un gran risparmio di denaro per l’azienda, ma se questo team non dovesse esserci ancora? Diventerebbe necessario assumerlo, aumentando l’organico aziendale (che tornerebbe ad essere un vantaggio sul lungo periodo, ma nell’immediato e nel medio-breve periodo?).

Di contro, si potrebbe sindacare che servirsi sempre di un team esterno di specialisti sia molto costoso, forse eccessivamente costoso, ma è davvero così? Può esserlo, in proporzione, sul singolo corso, ma è anche vero che per certe piccole aziende spendere un po’ di più al momento dell’acquisto del servizio può comunque essere più pratico ed efficace in termini di risultato, dal momento che si sceglie di affidarsi a professionisti della progettazione di digital learning.

Insomma, in questo caso il fattore economico diventa un aspetto sensibile solo in determinate circostanze.

Si può trovare un bilanciamento fra il “make” or “buy”?

Come spesso accade, anche nel caso dei corsi E-learning, è possibile contemplare la via di mezzo. Laddove l’azienda non possa coprire la produzione dell’intero corso, o desideri l’intervento di un contributo esterno su specifici aspetti, ecco che una soluzione ibrida accorre in aiuto.

È possibile, infatti, esternalizzare la lavorazione di un progetto e incaricare una squadra interna che affianchi il team esterno. Questa soluzione presenta un duplice vantaggio per l’azienda: da un lato si avvale del contributo di professionisti della progettazione E-learning, aggiornati e competenti; dall’altro si avvale del contributo di una persona interna all’azienda, che ne conosce i valori e la cultura e che può fare da tramite snellendo alcuni aspetti del lavoro del team esterno.

Questa soluzione offre all’azienda un coinvolgimento più diretto pur non avendo a carico l’intera realizzazione del corso E-learning.

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