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L’azienda è una realtà manifatturiera con circa 500 dipendenti distribuiti su tre stabilimenti produttivi. In un contesto organizzativo articolato, caratterizzato da ruoli differenti, sedi diverse e necessità formative eterogenee, la gestione della formazione rappresenta un’attività strategica ma anche complessa dal punto di vista operativo.
Il team L&D si trovava a gestire manualmente la suddivisione degli utenti in gruppi e l’assegnazione dei corsi formativi, con un notevole impiego di tempo e un margine elevato di errore. La presenza di più stabilimenti, reparti e mansioni rendeva il processo ancora più oneroso, rallentando l’erogazione della formazione e aumentando il rischio di ritardi o assegnazioni non coerenti con il profilo delle persone coinvolte.
L’esigenza principale era quindi quella di rendere più efficiente e automatizzato il processo di gestione degli utenti e dei percorsi formativi, riducendo il carico operativo sul team e garantendo una formazione puntuale, corretta e sempre aggiornata.
Analisi e progettazione
Frog Learning ha avviato un’attività di analisi della struttura aziendale, approfondendo l’organizzazione dei reparti, i ruoli presenti e i criteri più rilevanti per segmentare la popolazione aziendale. Questa fase ha permesso di identificare gli elementi chiave su cui costruire una logica di assegnazione automatica, come ad esempio sede, funzione, mansione e livello di esperienza.
L’obiettivo progettuale è stato quello di trasformare una gestione prevalentemente manuale in un sistema dinamico, capace di adattarsi ai dati presenti in piattaforma e di mantenersi aggiornato nel tempo.
Implementazione della soluzione
La soluzione è stata implementata all’interno di Docebo attraverso la configurazione di regole automatiche per la creazione di gruppi dinamici e per l’assegnazione dei piani formativi. In particolare, il sistema è stato progettato per:
Questo approccio ha permesso di automatizzare un processo ripetitivo ma ad alto impatto, migliorando la coerenza delle assegnazioni e semplificando il presidio delle attività formative.
Distribuzione e utilizzo
Una volta configurata, la soluzione consente di gestire in modo continuativo e scalabile l’assegnazione della formazione. Ogni nuovo utente, o ogni variazione nei dati del personale, può essere intercettata dal sistema e tradotta automaticamente in una corretta appartenenza ai gruppi e in una conseguente assegnazione dei contenuti formativi previsti. Il team L&D può così concentrarsi sulle attività a maggior valore, monitorando il processo anziché gestirlo manualmente in ogni sua fase.
